| Thành Lập Chi Nhánh Công Ty Năm 2026 – Hồ Sơ, Thủ Tục Và Những Điều Cần Biết |
|
Hướng dẫn thành lập chi nhánh công ty năm 2026: điều kiện, hồ sơ, tên chi nhánh, địa chỉ, người đứng đầu, ngành nghề hoạt động, mã số đơn vị phụ thuộc và các thủ tục cần thực hiện sau khi chi nhánh được thành lập.
THÀNH LẬP CHI NHÁNH CÔNG TY NĂM 2026 – HỒ SƠ, THỦ TỤC VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động sang địa điểm khác, tăng phạm vi kinh doanh hoặc tổ chức bộ máy hoạt động riêng tại một địa phương khác thì thành lập chi nhánh là một phương án thường được lựa chọn.
Tư Vấn Hương Lan tổng hợp những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi thành lập chi nhánh năm 2026 như sau:
1. CHI NHÁNH LÀ GÌ?
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
Chi nhánh có thể thực hiện:
• Toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
hoặc
• Một phần hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
theo phạm vi doanh nghiệp đăng ký và ủy quyền.
Chi nhánh không phải là một doanh nghiệp độc lập và không có tư cách pháp nhân riêng như công ty mẹ.
2. KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN THÀNH LẬP CHI NHÁNH?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc thành lập chi nhánh khi:
• Muốn mở rộng hoạt động sang địa bàn khác;
• Muốn có một đơn vị trực tiếp giao dịch với khách hàng tại địa phương;
• Muốn tổ chức nhân sự, kinh doanh, ký kết và thực hiện hoạt động trong phạm vi được ủy quyền;
• Muốn hoạt động rộng hơn so với mô hình địa điểm kinh doanh;
• Cần xây dựng bộ máy quản lý riêng cho một khu vực.
3. CHI NHÁNH KHÁC ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH NHƯ THẾ NÀO?
Chi nhánh có phạm vi hoạt động rộng hơn địa điểm kinh doanh.
Chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng kinh doanh của doanh nghiệp theo đăng ký.
Trong khi đó, địa điểm kinh doanh chủ yếu là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
LƯU Ý:
Việc chọn mở chi nhánh hay địa điểm kinh doanh nên căn cứ vào nhu cầu thực tế, phạm vi hoạt động và cách doanh nghiệp muốn tổ chức quản lý.
4. CHI NHÁNH CÓ ĐƯỢC KINH DOANH TẤT CẢ NGÀNH NGHỀ CỦA CÔNG TY MẸ KHÔNG?
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần xác định rõ chi nhánh sẽ thực hiện:
• Toàn bộ ngành nghề của công ty mẹ;
hoặc
• Chỉ một số ngành nghề cụ thể.
Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng đầy đủ điều kiện chuyên ngành tương ứng.
5. TÊN CHI NHÁNH ĐẶT NHƯ THẾ NÀO?
Tên chi nhánh phải được đặt theo quy định của pháp luật doanh nghiệp.
Thông thường tên chi nhánh bao gồm:
TÊN DOANH NGHIỆP + “CHI NHÁNH” + TÊN RIÊNG NẾU CÓ.
Tên chi nhánh phải đáp ứng quy định về tên đơn vị phụ thuộc và không được sử dụng các cụm từ, ký hiệu trái quy định.
6. ĐỊA CHỈ CHI NHÁNH CẦN LƯU Ý GÌ?
Chi nhánh phải có địa chỉ cụ thể, xác định rõ theo đơn vị hành chính hiện hành.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
• Địa chỉ có đầy đủ hay không;
• Địa điểm có phù hợp với mục đích sử dụng hay không;
• Có thuộc trường hợp không được sử dụng làm địa chỉ hoạt động hay không;
• Ngành nghề của chi nhánh có yêu cầu điều kiện riêng đối với địa điểm hay không.
Đối với chung cư, căn hộ hoặc địa điểm có công năng đặc thù, cần kiểm tra trước khi đăng ký.
7. NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH LÀ AI?
Chi nhánh phải có người đứng đầu.
Người đứng đầu chi nhánh thực hiện quyền và nghĩa vụ theo phạm vi:
• Quyết định của doanh nghiệp;
• Giấy ủy quyền;
• Quy chế hoạt động;
• Các quy định pháp luật có liên quan.
LƯU Ý:
Người đứng đầu chi nhánh không nên chỉ là người “đứng tên giùm”.
Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi quyền ký kết, giao dịch, quản lý nhân sự và trách nhiệm của người đứng đầu chi nhánh.
8. HỒ SƠ THÀNH LẬP CHI NHÁNH GỒM NHỮNG GÌ?
Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh có thể bao gồm:
• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh theo biểu mẫu hiện hành;
• Quyết định thành lập chi nhánh của doanh nghiệp;
• Biên bản họp trong trường hợp pháp luật và loại hình doanh nghiệp yêu cầu;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• Thông tin, giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh theo trường hợp;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu có;
• Các tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể.
Tư Vấn Hương Lan sẽ sử dụng đúng biểu mẫu đăng ký hoạt động chi nhánh đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.
9. CƠ QUAN NÀO TIẾP NHẬN HỒ SƠ THÀNH LẬP CHI NHÁNH?
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp có thể thực hiện hồ sơ qua phương thức điện tử theo quy trình đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
10. CHI NHÁNH CÓ MÃ SỐ RIÊNG KHÔNG?
Sau khi được đăng ký hoạt động, chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc theo quy định.
Mã số này được sử dụng trong quá trình quản lý thông tin đăng ký và các nghĩa vụ liên quan theo pháp luật thuế, hóa đơn và quản lý doanh nghiệp.
11. CHI NHÁNH HẠCH TOÁN PHỤ THUỘC HAY ĐỘC LẬP?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần trao đổi với kế toán trước khi đăng ký và vận hành chi nhánh.
Tùy mô hình quản lý và hoạt động thực tế, chi nhánh có thể được tổ chức theo phương án hạch toán phù hợp với quy định thuế và kế toán.
Doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu:
• Chi nhánh có phát sinh doanh thu không;
• Có sử dụng hóa đơn không;
• Có lao động riêng không;
• Có tài khoản ngân hàng riêng không;
• Nghĩa vụ kê khai thuế được thực hiện tại đâu;
• Công ty mẹ hay chi nhánh thực hiện từng nghĩa vụ cụ thể.
12. CHI NHÁNH CÓ ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG?
Tùy mô hình hoạt động, đăng ký thuế và phương thức hạch toán, chi nhánh có thể phát sinh việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Nếu chi nhánh trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn thì cần thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp nên xác định phương án hóa đơn ngay từ đầu để tránh phải điều chỉnh sau khi chi nhánh đã hoạt động.
13. CHI NHÁNH CÓ PHẢI TREO BẢNG HIỆU KHÔNG?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp nên bố trí bảng hiệu tại địa chỉ hoạt động.
Thông tin trên bảng hiệu cần phù hợp với thông tin đăng ký của chi nhánh.
14. CHI NHÁNH CÓ ĐƯỢC KÝ HỢP ĐỒNG KHÔNG?
Chi nhánh có thể thực hiện giao dịch, ký kết hợp đồng trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền và phù hợp với chức năng hoạt động của chi nhánh.
Doanh nghiệp cần quy định rõ:
• Người nào có quyền ký;
• Phạm vi hợp đồng;
• Hạn mức ký kết;
• Trách nhiệm của người đứng đầu chi nhánh;
• Trường hợp nào phải xin ý kiến công ty mẹ.
15. SAU KHI THÀNH LẬP CHI NHÁNH CẦN LÀM GÌ?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần rà soát các công việc ban đầu như:
• Treo bảng hiệu tại chi nhánh;
• Hoàn thiện quyết định, quy chế và ủy quyền cho người đứng đầu;
• Kiểm tra nghĩa vụ đăng ký thuế;
• Kiểm tra phương án hạch toán;
• Mở tài khoản ngân hàng nếu cần;
• Đăng ký chữ ký số nếu chi nhánh sử dụng riêng;
• Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử nếu thuộc trường hợp phát sinh;
• Thực hiện thủ tục lao động, BHXH nếu có nhân sự;
• Kiểm tra điều kiện chuyên ngành nếu chi nhánh hoạt động ngành nghề có điều kiện.
16. THÀNH LẬP CHI NHÁNH KHÁC TỈNH CÓ ĐƯỢC KHÔNG?
Có.
Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh tại địa phương khác với trụ sở chính nếu đáp ứng điều kiện đăng ký theo quy định.
Đây là trường hợp khá phổ biến khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường.
LƯU Ý:
Khi thành lập chi nhánh khác địa phương, cần kiểm tra kỹ thêm nghĩa vụ thuế, hóa đơn và quản lý lao động phát sinh tại nơi đặt chi nhánh.
17. MỘT CÔNG TY ĐƯỢC THÀNH LẬP BAO NHIÊU CHI NHÁNH?
Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều chi nhánh theo nhu cầu kinh doanh và quy định pháp luật.
Việc có nhiều chi nhánh cần đi kèm với phương án quản lý rõ ràng để tránh phát sinh khó khăn về:
• Kế toán;
• Thuế;
• Nhân sự;
• Hóa đơn;
• Quyền ký kết;
• Quản lý con dấu và hồ sơ.
18. NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI THÀNH LẬP CHI NHÁNH
Một số trường hợp doanh nghiệp thường gặp:
• Tên chi nhánh chưa phù hợp;
• Địa chỉ không rõ ràng hoặc không phù hợp;
• Ngành nghề của chi nhánh chưa phù hợp với công ty mẹ;
• Người đứng đầu chi nhánh chưa được bổ nhiệm đúng hồ sơ;
• Chưa xác định rõ phương án hạch toán;
• Không kiểm tra nghĩa vụ thuế sau khi thành lập;
• Không kiểm tra điều kiện ngành nghề chuyên ngành;
• Không có quy chế hoặc phạm vi ủy quyền rõ ràng cho người đứng đầu chi nhánh.
19. HƯƠNG LAN ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP KHI THÀNH LẬP CHI NHÁNH
Trước khi lập hồ sơ, Tư Vấn Hương Lan sẽ cùng doanh nghiệp rà soát:
• Tên chi nhánh;
• Địa chỉ;
• Ngành nghề hoạt động;
• Người đứng đầu chi nhánh;
• Phạm vi hoạt động;
• Hồ sơ cần chuẩn bị;
• Các thông tin cần kê khai;
• Những công việc cần lưu ý sau khi chi nhánh được thành lập.
Sau khi thống nhất thông tin, Hương Lan sẽ:
• Soạn hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành;
• Hướng dẫn doanh nghiệp ký/xác thực;
• Thực hiện thủ tục theo phạm vi được ủy quyền;
• Theo dõi hồ sơ;
• Hướng dẫn các bước cần thiết sau khi có kết quả.
20. CĂN CỨ PHÁP LÝ
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020, đã được sửa đổi, bổ sung;
• Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/06/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025;
• Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026;
• Các quy định pháp luật thuế, lao động, hóa đơn và pháp luật chuyên ngành có liên quan.
TƯ VẤN HƯƠNG LAN
Hỗ trợ:
• Thành lập chi nhánh;
• Thành lập văn phòng đại diện;
• Thành lập địa điểm kinh doanh;
• Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Tạm ngừng hoạt động chi nhánh;
• Chấm dứt hoạt động chi nhánh;
• Các thủ tục pháp lý doanh nghiệp khác.
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Website: tuvanhuonglan.vn
Nội dung được Tư Vấn Hương Lan cập nhật theo quy định pháp luật áp dụng đến tháng 08/2026.
|
| Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Năm 2026 – Hồ Sơ, Thủ Tục Và Những Điều Cần Biết |
|
Hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2026: chức năng, điều kiện, hồ sơ, người đứng đầu, địa chỉ, thủ tục đăng ký và những công việc cần thực hiện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NĂM 2026 – HỒ SƠ, THỦ TỤC VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
Doanh nghiệp muốn mở rộng sự hiện diện tại một địa phương khác nhưng chưa có nhu cầu trực tiếp kinh doanh, phát sinh doanh thu tại đơn vị phụ thuộc thì thành lập văn phòng đại diện là một phương án có thể cân nhắc.
Văn phòng đại diện phù hợp với nhu cầu liên lạc, tìm hiểu thị trường, chăm sóc khách hàng, xúc tiến thương mại và đại diện cho doanh nghiệp trong phạm vi được ủy quyền.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện khác với chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu trước khi đăng ký để lựa chọn mô hình phù hợp.
1. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?
Theo Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện có nhiệm vụ:
• Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp;
• Bảo vệ các lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện KHÔNG thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là điểm quan trọng nhất để phân biệt văn phòng đại diện với chi nhánh.
2. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ĐƯỢC LÀM NHỮNG GÌ?
Tùy theo phạm vi doanh nghiệp giao và ủy quyền, văn phòng đại diện có thể thực hiện các công việc phù hợp với chức năng đại diện, chẳng hạn:
• Làm đầu mối liên hệ của doanh nghiệp tại địa phương;
• Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường;
• Hỗ trợ quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp;
• Xúc tiến hoạt động thương mại;
• Chăm sóc, duy trì quan hệ với khách hàng và đối tác;
• Tiếp nhận, trao đổi thông tin;
• Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các công việc trong phạm vi được ủy quyền;
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
3. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ ĐƯỢC KINH DOANH KHÔNG?
Không.
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy, nếu mục đích thực tế của doanh nghiệp là mở thêm một cơ sở để trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ và phát sinh hoạt động kinh doanh thì cần cân nhắc mô hình chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh phù hợp hơn.
LƯU Ý:
Không nên đăng ký văn phòng đại diện chỉ vì thủ tục quản lý có vẻ đơn giản trong khi hoạt động thực tế lại là hoạt động kinh doanh.
4. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÁC CHI NHÁNH NHƯ THẾ NÀO?
CHI NHÁNH:
• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
• Có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp;
• Có thể thực hiện chức năng kinh doanh phù hợp với ngành, nghề của doanh nghiệp;
• Có thể đại diện theo ủy quyền.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN:
• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
• Thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền;
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Không thực hiện chức năng kinh doanh.
Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích mở đơn vị phụ thuộc trước khi lựa chọn.
5. KHI NÀO NÊN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?
Văn phòng đại diện thường phù hợp khi doanh nghiệp:
• Muốn có địa điểm liên hệ tại tỉnh, thành phố khác;
• Muốn xây dựng sự hiện diện của doanh nghiệp tại thị trường mới;
• Muốn nghiên cứu, khảo sát thị trường;
• Cần địa điểm làm việc cho bộ phận đại diện;
• Muốn chăm sóc khách hàng, đối tác tại địa phương;
• Thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại;
• Chưa có nhu cầu trực tiếp kinh doanh tại đơn vị này.
Nếu đơn vị dự kiến trực tiếp kinh doanh, doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thay vì văn phòng đại diện.
6. TÊN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ĐƯỢC ĐẶT NHƯ THẾ NÀO?
Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ:
“VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN”
Doanh nghiệp cần kiểm tra tên dự kiến trước khi lập hồ sơ để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
7. ĐỊA CHỈ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN LƯU Ý GÌ?
Doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ cụ thể của văn phòng đại diện.
Trước khi đăng ký, nên kiểm tra:
• Địa chỉ có xác định rõ theo đơn vị hành chính hiện hành hay không;
• Địa điểm có được phép sử dụng làm văn phòng hay không;
• Hồ sơ về quyền sử dụng địa điểm có đầy đủ hay không;
• Địa điểm có thuộc chung cư hoặc khu vực bị hạn chế sử dụng cho mục đích văn phòng hay không.
Việc kiểm tra địa chỉ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ phải sửa đổi hoặc phát sinh vấn đề sau khi đăng ký.
8. NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ AI?
Doanh nghiệp phải đăng ký người đứng đầu văn phòng đại diện.
Người đứng đầu thực hiện công việc trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền và chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật cũng như nội dung ủy quyền của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên quy định rõ:
• Phạm vi đại diện;
• Quyền ký văn bản;
• Quyền làm việc với khách hàng, đối tác;
• Quyền quản lý nhân sự;
• Các công việc được phép thực hiện;
• Những giao dịch phải được công ty mẹ chấp thuận.
LƯU Ý:
Người đứng đầu văn phòng đại diện không nên chỉ “đứng tên” trên hồ sơ. Phạm vi quyền và trách nhiệm nên được doanh nghiệp xác định rõ bằng văn bản.
9. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và trường hợp thực tế.
Thông thường doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu theo quy định hiện hành, bao gồm:
• Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu;
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện theo thẩm quyền của từng loại hình doanh nghiệp;
• Các tài liệu nội bộ liên quan theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp cụ thể;
• Thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu doanh nghiệp ủy quyền;
• Các giấy tờ, tài liệu khác nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
LƯU Ý:
Hồ sơ phải sử dụng đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đang có hiệu lực tại thời điểm nộp.
Đối với biểu mẫu chính thức của Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp không nên tự ý sửa cấu trúc hoặc nội dung cố định của biểu mẫu.
10. THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Quy trình cơ bản gồm:
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH THÔNG TIN
Doanh nghiệp chuẩn bị:
• Tên văn phòng đại diện;
• Địa chỉ;
• Người đứng đầu;
• Thông tin doanh nghiệp chủ quản;
• Phạm vi hoạt động phù hợp với chức năng văn phòng đại diện.
BƯỚC 2: SOẠN HỒ SƠ
Hồ sơ được lập theo đúng loại hình doanh nghiệp và biểu mẫu hiện hành.
BƯỚC 3: KÝ/XÁC THỰC HỒ SƠ
Người có thẩm quyền thực hiện ký, xác thực hồ sơ theo quy định và phương thức nộp hồ sơ.
BƯỚC 4: NỘP HỒ SƠ
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định.
BƯỚC 5: NHẬN KẾT QUẢ
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
11. THỜI HẠN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ
Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn luật định kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo quy định.
Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung hoặc phát sinh vấn đề cần xác minh.
12. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ MÃ SỐ RIÊNG KHÔNG?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và được cấp mã số theo quy định về đăng ký doanh nghiệp và quản lý thuế.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mã số được cấp khi thực hiện các thủ tục liên quan đến văn phòng đại diện.
13. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG?
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh.
Do đó, doanh nghiệp không nên tổ chức văn phòng đại diện như một đơn vị trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và phát sinh doanh thu.
Nếu doanh nghiệp cần một đơn vị trực tiếp kinh doanh và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ, cần xem xét mô hình chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh phù hợp.
14. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ ĐƯỢC KÝ HỢP ĐỒNG KHÔNG?
Cần phân biệt giữa:
• Thực hiện chức năng kinh doanh;
và
• Đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp.
Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể thực hiện các công việc trong phạm vi doanh nghiệp ủy quyền theo quy định.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được lợi dụng việc ủy quyền để thực hiện hoạt động kinh doanh trái với chức năng của văn phòng đại diện.
Đối với các giao dịch quan trọng, doanh nghiệp nên có văn bản ủy quyền rõ ràng về phạm vi, thời hạn và thẩm quyền của người đứng đầu.
15. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ ĐƯỢC THUÊ NHÂN VIÊN KHÔNG?
Doanh nghiệp có thể bố trí người lao động làm việc tại văn phòng đại diện để thực hiện các chức năng phù hợp.
Khi sử dụng lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến:
• Hợp đồng lao động;
• Tiền lương;
• Bảo hiểm xã hội;
• Thuế thu nhập cá nhân;
• Quản lý lao động;
• Các nghĩa vụ khác theo pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội.
16. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ CON DẤU KHÔNG?
Việc sử dụng dấu của đơn vị phụ thuộc cần căn cứ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý, sử dụng dấu rõ ràng nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu.
Đặc biệt, cần xác định người được quyền quản lý và phạm vi sử dụng để hạn chế rủi ro trong giao dịch.
17. CÓ ĐƯỢC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÁC TỈNH KHÔNG?
Có.
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước theo quy định.
Doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại các địa phương khác nhau tùy theo nhu cầu hoạt động.
Ví dụ:
Công ty có trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội, Đà Nẵng hoặc địa phương khác nếu đáp ứng các điều kiện đăng ký.
18. SAU KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CẦN LÀM GÌ?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp nên rà soát các công việc sau:
• Treo bảng hiệu tại địa chỉ văn phòng đại diện;
• Hoàn thiện quyết định bổ nhiệm và hồ sơ của người đứng đầu;
• Lập văn bản ủy quyền phù hợp nếu người đứng đầu thực hiện công việc thay doanh nghiệp;
• Kiểm tra nghĩa vụ thuế phát sinh theo trường hợp thực tế;
• Thực hiện các thủ tục về lao động, BHXH nếu có nhân sự;
• Quản lý con dấu nếu văn phòng đại diện có sử dụng;
• Lưu trữ hồ sơ đăng ký hoạt động;
• Kiểm tra các nghĩa vụ chuyên ngành khác nếu phát sinh.
19. KHI THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ PHẢI LÀM THỦ TỤC KHÔNG?
Có.
Khi thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động thuộc trường hợp phải đăng ký/thông báo theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tương ứng.
Ví dụ:
• Thay đổi tên;
• Thay đổi địa chỉ;
• Thay đổi người đứng đầu;
• Thay đổi các nội dung đăng ký khác.
Doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục đúng thời hạn để thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp phù hợp với tình trạng hoạt động thực tế.
20. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN KHÔNG CÒN HOẠT ĐỘNG THÌ LÀM GÌ?
Nếu doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì văn phòng đại diện thì cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định.
Không nên chỉ:
• Trả mặt bằng;
• Tháo bảng hiệu;
• Cho nhân viên nghỉ;
rồi để văn phòng đại diện tồn tại trên hệ thống đăng ký.
Doanh nghiệp cần hoàn thành các nghĩa vụ liên quan và thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chính thức.
21. NHỮNG LỖI DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP
Một số lỗi cần tránh:
• Chọn văn phòng đại diện nhưng thực tế lại muốn trực tiếp kinh doanh;
• Đăng ký địa chỉ không phù hợp;
• Đặt tên chưa đúng quy định;
• Không xác định rõ quyền của người đứng đầu;
• Để văn phòng đại diện phát sinh hoạt động kinh doanh không phù hợp chức năng;
• Không treo bảng hiệu;
• Có nhân viên nhưng chưa kiểm tra nghĩa vụ lao động, BHXH;
• Thay đổi địa chỉ hoặc người đứng đầu nhưng không thực hiện thủ tục;
• Ngừng hoạt động thực tế nhưng không làm thủ tục chấm dứt hoạt động.
22. NÊN THÀNH LẬP CHI NHÁNH HAY VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?
Doanh nghiệp có thể hiểu đơn giản:
NẾU CẦN TRỰC TIẾP KINH DOANH:
Nên xem xét CHI NHÁNH hoặc ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH tùy nhu cầu.
NẾU CHỈ CẦN:
• Đại diện;
• Liên hệ;
• Chăm sóc khách hàng;
• Nghiên cứu thị trường;
• Xúc tiến thương mại;
• Bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp;
thì có thể xem xét VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN.
Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải chuyển đổi hoặc điều chỉnh sau khi đã hoạt động.
23. HƯƠNG LAN HỖ TRỢ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Trước khi lập hồ sơ, Tư Vấn Hương Lan sẽ cùng doanh nghiệp kiểm tra:
• Nhu cầu thực tế để xác định nên lập văn phòng đại diện hay chi nhánh;
• Tên văn phòng đại diện;
• Địa chỉ;
• Người đứng đầu;
• Thông tin doanh nghiệp;
• Hồ sơ cần chuẩn bị;
• Các nội dung cần lưu ý sau khi được cấp đăng ký hoạt động.
Sau khi thống nhất thông tin, Hương Lan hỗ trợ:
• Soạn hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành;
• Hướng dẫn ký/xác thực hồ sơ;
• Đại diện thực hiện thủ tục trong phạm vi được ủy quyền;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ;
• Nhận và bàn giao kết quả;
• Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi thành lập.
24. CĂN CỨ PHÁP LÝ
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 và các nội dung đã được sửa đổi, bổ sung;
• Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/06/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025;
• Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP;
• Các quy định pháp luật về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội và pháp luật chuyên ngành có liên quan.
25. KẾT LUẬN
Văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở rộng sự hiện diện, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường và thực hiện chức năng đại diện tại một địa phương nhưng không trực tiếp thực hiện chức năng kinh doanh.
Doanh nghiệp cần đặc biệt nhớ:
✓ Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
✓ Không thực hiện chức năng kinh doanh;
✓ Có người đứng đầu văn phòng đại diện;
✓ Người đứng đầu hoạt động trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền;
✓ Có thể thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với trụ sở chính;
✓ Sau khi thành lập vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan tùy tình hình hoạt động thực tế;
✓ Khi thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện thủ tục theo quy định.
TƯ VẤN HƯƠNG LAN
Hỗ trợ:
• Thành lập văn phòng đại diện;
• Thành lập chi nhánh;
• Thành lập địa điểm kinh doanh;
• Thay đổi đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc;
• Tạm ngừng hoạt động;
• Chấm dứt hoạt động;
• Các thủ tục pháp lý doanh nghiệp khác.
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Website: tuvanhuonglan.vn
Nội dung được Tư Vấn Hương Lan cập nhật theo quy định pháp luật áp dụng đến tháng 08/2026.
|
| Thành Lập Địa Điểm Kinh Doanh – Cửa Hàng, Showroom, Kho Hàng Năm 2026 |
|
Thành lập địa điểm kinh doanh, cửa hàng, showroom, kho hàng năm 2026: hướng dẫn hồ sơ, thủ tục, cách lựa chọn mô hình phù hợp và những lưu ý về địa chỉ, thuế, hóa đơn, PCCC cùng các điều kiện pháp lý liên quan.
THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH – CỬA HÀNG – KHO HÀNG NĂM 2026: HỒ SƠ, THỦ TỤC VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu mở thêm cửa hàng, showroom, cơ sở giao dịch, xưởng hoặc thuê thêm kho hàng ngoài địa chỉ trụ sở chính.
Một trong những vấn đề khách hàng thường hỏi Tư Vấn Hương Lan là:
“Công ty thuê thêm một địa chỉ để làm kho có phải đăng ký không?”
“Mở thêm cửa hàng bán hàng có cần thành lập chi nhánh không?”
“Địa điểm kinh doanh khác chi nhánh như thế nào?”
Nếu doanh nghiệp chỉ cần thêm một nơi để tiến hành hoạt động kinh doanh mà chưa cần tổ chức thành một chi nhánh với cơ cấu hoạt động rộng hơn, thành lập địa điểm kinh doanh thường là phương án phù hợp và tương đối đơn giản.
Tư Vấn Hương Lan tổng hợp những nội dung doanh nghiệp cần biết khi thành lập địa điểm kinh doanh, cửa hàng, kho hàng năm 2026 như sau:
1. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH LÀ GÌ?
Theo Luật Doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh trực thuộc:
• Doanh nghiệp;
hoặc
• Chi nhánh.
Tùy nhu cầu thực tế, địa điểm kinh doanh có thể được sử dụng cho hoạt động phù hợp như cửa hàng, showroom, cơ sở kinh doanh hoặc các hoạt động cụ thể khác của doanh nghiệp.
2. KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc thành lập địa điểm kinh doanh khi:
• Mở thêm cửa hàng bán hàng;
• Mở showroom trưng bày và kinh doanh sản phẩm;
• Mở thêm cơ sở cung cấp dịch vụ;
• Có thêm địa điểm thực tế để tiến hành hoạt động kinh doanh;
• Mở cơ sở trực thuộc doanh nghiệp nhưng chưa cần tổ chức theo mô hình chi nhánh;
• Có kho hàng tại địa chỉ khác và hoạt động tại kho thuộc trường hợp cần đăng ký;
• Muốn mở rộng hoạt động sang địa bàn khác với trụ sở chính.
3. KHO HÀNG CÓ PHẢI ĐĂNG KÝ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÔNG?
Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Không nên mặc định rằng:
“Cứ thuê kho là bắt buộc phải đăng ký địa điểm kinh doanh.”
Cũng không nên mặc định:
“Kho chỉ chứa hàng nên không bao giờ phải đăng ký.”
Cần xem xét hoạt động thực tế tại kho.
Nếu địa chỉ kho là nơi doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hoạt động gắn với hoạt động kinh doanh như:
• Nhập hàng;
• Xuất hàng;
• Tập kết hàng hóa;
• Phân phối hàng hóa;
• Có nhân viên làm việc thường xuyên;
• Thực hiện giao nhận hàng hóa;
• Thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể khác;
thì doanh nghiệp nên kiểm tra việc đăng ký địa điểm kinh doanh và các điều kiện pháp lý có liên quan.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ kho như một cơ sở hoạt động chính thức của doanh nghiệp thì nên thực hiện đăng ký phù hợp.
4. KHO CHỈ DÙNG ĐỂ LƯU GIỮ HÀNG HÓA THÌ SAO?
Trường hợp doanh nghiệp thuê một địa điểm chỉ để lưu giữ hàng hóa, không tổ chức hoạt động kinh doanh, không giao dịch, không bán hàng và không thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể tại đó thì cần xem xét bản chất sử dụng thực tế trước khi kết luận có phải đăng ký địa điểm kinh doanh hay không.
Ngoài pháp luật về đăng ký doanh nghiệp, kho hàng còn có thể chịu sự điều chỉnh của các quy định khác như:
• Phòng cháy, chữa cháy;
• Xây dựng;
• Môi trường;
• An toàn;
• Điều kiện bảo quản hàng hóa;
• Quy định chuyên ngành đối với từng loại hàng hóa.
Vì vậy, trước khi thuê kho, doanh nghiệp nên kiểm tra cả vấn đề đăng ký doanh nghiệp và điều kiện sử dụng địa điểm.
5. MỞ CỬA HÀNG CÓ PHẢI ĐĂNG KÝ KHÔNG?
Nếu công ty mở thêm một cửa hàng tại địa chỉ khác để trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì đây là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký phù hợp.
Trong nhiều trường hợp, thành lập ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH là phương án đơn giản và phù hợp hơn so với thành lập chi nhánh.
Ví dụ:
CÔNG TY TNHH ABC
Trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty mở thêm một cửa hàng bán sản phẩm tại một địa chỉ khác.
Doanh nghiệp có thể xem xét đăng ký địa điểm kinh doanh cho cửa hàng này.
6. SHOWROOM CÓ THỂ ĐĂNG KÝ LÀ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÔNG?
Có thể, nếu hoạt động thực tế phù hợp.
Nếu showroom vừa trưng bày sản phẩm vừa:
• Tư vấn khách hàng;
• Nhận đơn hàng;
• Bán hàng;
• Thực hiện hoạt động kinh doanh;
thì doanh nghiệp cần đăng ký hình thức hoạt động phù hợp.
Địa điểm kinh doanh là một trong những phương án thường được doanh nghiệp lựa chọn.
7. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÁC CHI NHÁNH NHƯ THẾ NÀO?
Đây là nội dung khách hàng rất dễ nhầm.
CHI NHÁNH
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
HIỂU ĐƠN GIẢN:
Nếu doanh nghiệp chỉ cần mở thêm:
• Cửa hàng;
• Showroom;
• Một cơ sở kinh doanh cụ thể;
• Một địa điểm hoạt động đơn giản;
thì có thể cân nhắc ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH.
Nếu cần một đơn vị có phạm vi hoạt động và tổ chức rộng hơn thì có thể cân nhắc CHI NHÁNH.
8. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHÁC VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NHƯ THẾ NÀO?
Đây là hai mô hình hoàn toàn khác nhau về chức năng.
ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH:
Là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN:
Thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện KHÔNG thực hiện chức năng kinh doanh.
Do đó:
Nếu doanh nghiệp muốn BÁN HÀNG → không nên đăng ký văn phòng đại diện.
Nếu chỉ cần LIÊN LẠC – ĐẠI DIỆN – NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG → có thể cân nhắc văn phòng đại diện.
9. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CÓ THỂ KHÁC TỈNH VỚI TRỤ SỞ CHÍNH KHÔNG?
Có.
Doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác với trụ sở chính theo quy định.
Ví dụ:
Công ty đặt trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh nhưng có nhu cầu mở cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh tại một tỉnh, thành phố khác thì có thể thực hiện thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh theo quy định hiện hành.
10. MỘT CÔNG TY ĐƯỢC MỞ BAO NHIÊU ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH?
Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều địa điểm kinh doanh theo nhu cầu hoạt động.
Ví dụ:
Công ty có thể có:
• Địa điểm kinh doanh số 1 – Cửa hàng;
• Địa điểm kinh doanh số 2 – Showroom;
• Địa điểm kinh doanh số 3 – Cơ sở dịch vụ;
• Các địa điểm kinh doanh khác.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quản lý rõ từng địa điểm để bảo đảm thông tin đăng ký phù hợp với hoạt động thực tế.
11. TÊN ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH ĐẶT NHƯ THẾ NÀO?
Tên địa điểm kinh doanh phải được đặt theo quy định pháp luật về doanh nghiệp.
Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ:
“ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH”
Doanh nghiệp có thể lựa chọn thêm phần tên riêng phù hợp theo quy định.
Ví dụ:
CÔNG TY TNHH ABC – ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CỬA HÀNG QUẬN 1
hoặc tên phù hợp với nội dung doanh nghiệp đăng ký và quy định hiện hành.
12. CÓ NÊN ĐẶT TÊN “KHO HÀNG” HOẶC “CỬA HÀNG” KHÔNG?
Nếu hoạt động thực tế là kho hoặc cửa hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn tên riêng giúp nhận diện chức năng của địa điểm, miễn bảo đảm cấu trúc tên theo quy định.
Ví dụ:
CÔNG TY TNHH ABC – ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH KHO HÀNG ABC
hoặc:
CÔNG TY TNHH ABC – ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CỬA HÀNG ABC
Việc đặt tên rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quản lý nội bộ.
13. ĐỊA CHỈ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CẦN LƯU Ý GÌ?
Trước khi thuê địa điểm, doanh nghiệp nên kiểm tra:
• Địa chỉ có xác định rõ ràng không;
• Địa chỉ hành chính hiện tại có chính xác không;
• Địa điểm có phù hợp công năng sử dụng không;
• Có được phép sử dụng để kinh doanh không;
• Có thuộc chung cư hoặc địa điểm bị hạn chế mục đích kinh doanh không;
• Ngành nghề thực tế có yêu cầu điều kiện riêng về địa điểm không.
Đối với kho hàng còn cần kiểm tra thêm các yêu cầu chuyên ngành liên quan.
14. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CÓ NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU KHÔNG?
Khi đăng ký địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp kê khai thông tin theo biểu mẫu hiện hành.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của địa điểm theo yêu cầu của hồ sơ đăng ký.
Đối với việc quản lý thực tế, doanh nghiệp có thể phân công người phụ trách địa điểm, cửa hàng hoặc kho hàng theo nhu cầu nội bộ.
15. HỒ SƠ THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
Hồ sơ được thực hiện theo biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
Tùy trường hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
• Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu;
• Các thông tin của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản;
• Tên địa điểm kinh doanh;
• Địa chỉ địa điểm kinh doanh;
• Thông tin cần kê khai theo biểu mẫu hiện hành;
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu có;
• Các tài liệu khác theo trường hợp cụ thể.
LƯU Ý:
Đối với biểu mẫu chính thức của Cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu đang có hiệu lực và không tự ý sửa cấu trúc, câu chữ cố định của mẫu.
16. THỦ TỤC THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
Quy trình cơ bản gồm:
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH NHU CẦU
Xác định địa điểm dùng làm:
• Cửa hàng;
• Showroom;
• Kho hàng;
• Cơ sở dịch vụ;
• Hay hoạt động kinh doanh cụ thể khác.
BƯỚC 2: KIỂM TRA ĐỊA CHỈ
Kiểm tra địa chỉ và khả năng sử dụng địa điểm cho hoạt động dự kiến.
BƯỚC 3: CHUẨN BỊ THÔNG TIN
Bao gồm:
• Tên địa điểm kinh doanh;
• Địa chỉ;
• Doanh nghiệp/chi nhánh chủ quản;
• Các thông tin khác theo biểu mẫu.
BƯỚC 4: SOẠN HỒ SƠ
Sử dụng đúng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
BƯỚC 5: KÝ/XÁC THỰC HỒ SƠ
Doanh nghiệp thực hiện ký hoặc xác thực theo quy định.
BƯỚC 6: NỘP HỒ SƠ
Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định hiện hành.
BƯỚC 7: NHẬN KẾT QUẢ
Sau khi hồ sơ hợp lệ, thông tin địa điểm kinh doanh được đăng ký theo quy định.
17. SAU KHI THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CẦN LÀM GÌ?
Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp nên kiểm tra:
• Treo bảng hiệu tại địa điểm;
• Kiểm tra nghĩa vụ thuế phát sinh;
• Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn nếu có hoạt động bán hàng;
• Bố trí lao động và thực hiện nghĩa vụ lao động, BHXH nếu phát sinh;
• Kiểm tra điều kiện PCCC;
• Kiểm tra điều kiện môi trường;
• Kiểm tra giấy phép hoặc điều kiện chuyên ngành nếu có;
• Lưu hồ sơ pháp lý của địa điểm.
18. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CÓ MÃ SỐ RIÊNG KHÔNG?
Thông tin địa điểm kinh doanh được quản lý trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng thông tin và mã số/mã địa điểm được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận khi thực hiện các thủ tục liên quan.
Không nên nhầm mã địa điểm kinh doanh với việc địa điểm kinh doanh là một doanh nghiệp độc lập.
19. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CÓ TƯ CÁCH PHÁP NHÂN KHÔNG?
Không.
Địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc.
Địa điểm kinh doanh không phải một doanh nghiệp độc lập và không có tư cách pháp nhân riêng.
Doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản chịu trách nhiệm đối với hoạt động của địa điểm kinh doanh theo quy định.
20. ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH CÓ ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG?
Việc lập hóa đơn phải căn cứ vào chủ thể bán hàng, phương thức tổ chức hoạt động, đăng ký thuế và quy định về hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ thành lập địa điểm kinh doanh là địa điểm đó tự động có một hệ thống hóa đơn độc lập.
Nếu cửa hàng hoặc cơ sở trực tiếp bán hàng, doanh nghiệp cần xác định ngay từ đầu phương án:
• Lập hóa đơn;
• Quản lý doanh thu;
• Thuế;
• Phần mềm bán hàng;
• Hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc trường hợp áp dụng.
21. KHO HÀNG CẦN LƯU Ý VỀ PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY
Đăng ký địa điểm kinh doanh không đồng nghĩa doanh nghiệp đã đáp ứng tất cả điều kiện để kho được đưa vào sử dụng.
Tùy loại kho, diện tích, quy mô, công năng và hàng hóa lưu trữ, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định về phòng cháy, chữa cháy đang áp dụng.
Đặc biệt cần thận trọng với kho chứa:
• Hóa chất;
• Gas;
• Xăng dầu;
• Hàng dễ cháy;
• Vật liệu có nguy cơ cháy nổ;
• Hàng hóa thuộc nhóm có điều kiện bảo quản đặc biệt.
22. KHO HÀNG CÓ CẦN ĐĂNG KÝ NGÀNH NGHỀ “KHO BÃI” KHÔNG?
Không nên chỉ nhìn thấy chữ “kho” rồi tự động bổ sung ngành nghề kinh doanh kho bãi.
Cần phân biệt:
TRƯỜNG HỢP 1:
Doanh nghiệp sử dụng kho để chứa hàng hóa của CHÍNH DOANH NGHIỆP.
Đây là kho phục vụ hoạt động kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp.
TRƯỜNG HỢP 2:
Doanh nghiệp cung cấp DỊCH VỤ KHO BÃI cho khách hàng và thu tiền dịch vụ.
Đây mới là hoạt động kinh doanh dịch vụ kho bãi và doanh nghiệp cần kiểm tra ngành nghề kinh doanh tương ứng.
Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp dễ nhầm.
23. THUÊ KHO CỦA CÁ NHÂN CẦN CHUẨN BỊ GÌ?
Nếu doanh nghiệp thuê kho, cửa hàng hoặc mặt bằng của cá nhân, nên có hồ sơ rõ ràng như:
• Hợp đồng thuê;
• Thông tin người cho thuê;
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng/cho thuê địa điểm phù hợp;
• Chứng từ thanh toán;
• Hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ thuế của hoạt động cho thuê tài sản theo trường hợp;
• Biên bản bàn giao nếu có.
Hồ sơ thuê địa điểm cần được lưu cùng hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
24. THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH THÌ LÀM SAO?
Khi chuyển địa điểm sang địa chỉ mới, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký theo quy định.
Không nên chỉ:
• Trả mặt bằng cũ;
• Chuyển hàng sang địa chỉ mới;
• Treo bảng hiệu tại địa chỉ mới;
mà không cập nhật thông tin đăng ký.
25. KHÔNG CÒN SỬ DỤNG ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH THÌ LÀM GÌ?
Khi không còn hoạt động tại địa điểm đã đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh theo quy định.
Không nên để địa điểm:
• Đã trả mặt bằng;
• Không còn nhân viên;
• Không còn kinh doanh;
nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
26. NHỮNG LỖI DOANH NGHIỆP THƯỜNG GẶP
Một số lỗi cần tránh:
• Mở cửa hàng tại địa chỉ khác nhưng không thực hiện đăng ký phù hợp;
• Thuê kho nhưng không kiểm tra hoạt động thực tế có cần đăng ký hay không;
• Đăng ký văn phòng đại diện nhưng thực tế lại bán hàng;
• Nhầm kho nội bộ với kinh doanh dịch vụ kho bãi;
• Địa chỉ đăng ký không phù hợp công năng;
• Không kiểm tra PCCC đối với kho;
• Không treo bảng hiệu;
• Thay đổi địa chỉ nhưng không cập nhật;
• Ngừng hoạt động nhưng không làm thủ tục chấm dứt;
• Không kiểm tra điều kiện kinh doanh chuyên ngành.
27. NÊN THÀNH LẬP CHI NHÁNH HAY ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH?
Nếu doanh nghiệp chỉ cần:
• Mở cửa hàng;
• Mở showroom;
• Mở một cơ sở kinh doanh cụ thể;
• Có thêm địa điểm hoạt động;
thì ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH thường là phương án đáng cân nhắc.
Nếu doanh nghiệp cần:
• Một đơn vị có phạm vi hoạt động rộng hơn;
• Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp;
• Có chức năng đại diện theo ủy quyền;
thì có thể cân nhắc CHI NHÁNH.
Tư Vấn Hương Lan sẽ căn cứ nhu cầu thực tế để tư vấn khách hàng lựa chọn hình thức phù hợp trước khi lập hồ sơ.
28. HƯƠNG LAN HỖ TRỢ THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
Trước khi lập hồ sơ, Tư Vấn Hương Lan sẽ cùng doanh nghiệp kiểm tra:
• Nhu cầu thực tế;
• Nên thành lập địa điểm kinh doanh hay chi nhánh;
• Địa chỉ dự kiến;
• Tên địa điểm kinh doanh;
• Doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản;
• Thông tin cần kê khai;
• Hồ sơ cần chuẩn bị;
• Các lưu ý sau khi được đăng ký.
Sau khi thống nhất thông tin, Hương Lan hỗ trợ:
• Soạn hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành;
• Hướng dẫn ký/xác thực hồ sơ;
• Thực hiện thủ tục trong phạm vi được ủy quyền;
• Theo dõi tình trạng xử lý;
• Nhận và bàn giao kết quả;
• Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi thành lập.
29. CĂN CỨ PHÁP LÝ
• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 và các nội dung đã được sửa đổi, bổ sung;
• Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/06/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP;
• Các quy định pháp luật về thuế, hóa đơn, phòng cháy chữa cháy, môi trường và pháp luật chuyên ngành có liên quan.
30. KẾT LUẬN
Địa điểm kinh doanh là mô hình phù hợp với nhiều doanh nghiệp khi cần mở thêm cửa hàng, showroom hoặc một cơ sở thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể.
Đối với KHO HÀNG, doanh nghiệp cần thận trọng hơn.
Không phải cứ có kho là áp dụng một cách xử lý giống nhau.
Cần xác định:
• Kho dùng để làm gì?
• Có nhân viên thường xuyên làm việc không?
• Có nhập – xuất – giao nhận hàng thường xuyên không?
• Có phát sinh hoạt động kinh doanh tại kho không?
• Chỉ chứa hàng của công ty hay kinh doanh dịch vụ kho bãi?
• Hàng hóa lưu kho có yêu cầu điều kiện đặc biệt không?
• Kho có thuộc diện phải đáp ứng yêu cầu PCCC, môi trường hoặc điều kiện chuyên ngành khác không?
Xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức đăng ký và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động.
TƯ VẤN HƯƠNG LAN
Hỗ trợ:
• Thành lập địa điểm kinh doanh;
• Thành lập cửa hàng;
• Đăng ký địa điểm kho hàng theo trường hợp phù hợp;
• Thành lập chi nhánh;
• Thành lập văn phòng đại diện;
• Thay đổi thông tin đơn vị phụ thuộc;
• Tạm ngừng – chấm dứt hoạt động;
• Các thủ tục pháp lý doanh nghiệp khác.
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Website: tuvanhuonglan.vn
Nội dung được Tư Vấn Hương Lan cập nhật theo quy định pháp luật áp dụng đến tháng 08/2026.
|