Hóa Đơn Điện Tử 2026: Quy Định Mới Nhất Doanh Nghiệp Cần Biết

Hóa Đơn Điện Tử Năm 2026: Quy Định Mới Doanh Nghiệp Cần Biết

Cập nhật quy định mới nhất về hóa đơn điện tử năm 2026: đăng ký sử dụng, thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn từ máy tính tiền, xử lý hóa đơn sai sót và những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết từ ngày 01/07/2026.

Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện theo hệ thống pháp luật mới về quản lý thuế.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp đang hoạt động, hóa đơn không đơn thuần là chứng từ để giao cho khách hàng mà còn liên quan trực tiếp đến doanh thu, nghĩa vụ thuế, chi phí, khấu trừ thuế và dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và cách xử lý khi hóa đơn có sai sót.

Tư Vấn Hương Lan tổng hợp những nội dung quan trọng theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026 như sau:

1. VĂN BẢN NÀO ĐANG QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Từ ngày 01/07/2026, các văn bản quan trọng về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gồm:

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;

• Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ Tài chính quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

LƯU Ý:

Doanh nghiệp khi tìm hiểu về hóa đơn trong năm 2026 cần kiểm tra thời điểm áp dụng của văn bản.

Không nên tiếp tục lấy các hướng dẫn rất cũ về hóa đơn giấy, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc Thông tư số 39/2014/TT-BTC để áp dụng cho quy trình hóa đơn điện tử hiện nay.

2. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

Hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được lập khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

Hóa đơn điện tử giúp thông tin giao dịch được lập, quản lý, lưu trữ và truyền nhận bằng phương thức điện tử.

Đối với doanh nghiệp, hóa đơn điện tử có liên quan trực tiếp đến:

• Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

• Nghĩa vụ kê khai thuế;

• Thuế GTGT đầu ra;

• Điều kiện xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào;

• Chi phí của doanh nghiệp;

• Việc đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế.

3. CÓ NHỮNG LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ NÀO?

Tùy tính chất hoạt động và trường hợp áp dụng, doanh nghiệp có thể gặp các loại hóa đơn điện tử theo quy định như:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;

• Hóa đơn bán hàng;

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

• Các loại hóa đơn điện tử khác theo quy định đối với từng hoạt động cụ thể.

Việc sử dụng loại hóa đơn nào không nên lựa chọn tùy ý mà phải căn cứ vào đối tượng, phương pháp tính thuế và hoạt động thực tế của người bán.

4. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ VÀ KHÔNG CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường gặp hai khái niệm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Việc doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hình thức nào phải căn cứ vào quy định pháp luật và tình trạng thực tế của người nộp thuế.

Doanh nghiệp không nên tự lựa chọn hình thức chỉ dựa trên sự thuận tiện của phần mềm.

5. DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP CÓ PHẢI ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG?

Khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì cần thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch điện tử và sử dụng hệ thống hóa đơn phù hợp.

Sau khi thông tin đăng ký được cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý theo quy định, doanh nghiệp thực hiện lập và sử dụng hóa đơn theo hình thức được chấp nhận.

LƯU Ý:

Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể lập hóa đơn ngay mà không thực hiện các bước liên quan đến đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

6. KHI NÀO DOANH NGHIỆP PHẢI LẬP HÓA ĐƠN?

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, người bán phải lập hóa đơn theo quy định.

Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào bản chất của giao dịch.

Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và một số ngành nghề đặc thù, pháp luật có quy định về thời điểm lập hóa đơn tương ứng.

Do đó, doanh nghiệp không nên áp dụng một thời điểm lập hóa đơn giống nhau cho tất cả các giao dịch.

LƯU Ý:

Không nên chờ đến cuối tháng rồi mới xuất hóa đơn hàng loạt nếu thời điểm phải lập hóa đơn của giao dịch đã phát sinh trước đó.

Việc nhận tiền trước hay sau cũng không phải trong mọi trường hợp là căn cứ duy nhất để xác định thời điểm lập hóa đơn.

7. NỘI DUNG TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CẦN CÓ NHỮNG GÌ?

Tùy loại hóa đơn và trường hợp cụ thể, hóa đơn điện tử phải thể hiện các nội dung theo quy định.

Thông thường doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra:

• Thông tin người bán;

• Thông tin người mua theo trường hợp phải thể hiện;

• Tên hàng hóa, dịch vụ;

• Đơn vị tính nếu thuộc trường hợp thể hiện;

• Số lượng;

• Đơn giá;

• Thành tiền;

• Thuế suất thuế GTGT nếu thuộc trường hợp áp dụng;

• Tiền thuế;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Thời điểm lập hóa đơn;

• Các nội dung, mã và thông tin điện tử khác theo quy định.

LƯU Ý:

Không nên chỉ kiểm tra tổng số tiền trên hóa đơn.

Sai mã số thuế, tên hàng hóa, thuế suất, số tiền hoặc các thông tin quan trọng khác đều có thể dẫn đến việc phải xử lý hóa đơn sai sót.

8. NGƯỜI MUA KHÔNG LẤY HÓA ĐƠN THÌ DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI LẬP KHÔNG?

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng khách hàng nói “không lấy hóa đơn” thì người bán mặc nhiên không phải lập hóa đơn.

Nghĩa vụ lập hóa đơn được xác định theo quy định pháp luật đối với giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chứ không chỉ phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu nhận hóa đơn hay không.

Đây là vấn đề đặc biệt cần lưu ý đối với các doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.

9. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN LÀ GÌ?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định đối với các đối tượng, hoạt động đáp ứng điều kiện áp dụng.

Hình thức này đặc biệt liên quan đến một số hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Tùy mô hình kinh doanh, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh cần kiểm tra mình có thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.

LƯU Ý:

Không phải tất cả doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Cần xác định đúng đối tượng và hoạt động kinh doanh thực tế trước khi áp dụng.

10. HÓA ĐƠN LẬP SAI PHẢI XỬ LÝ NHƯ THẾ NÀO?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hiện sai sót như:

• Sai thông tin người mua;

• Sai mã số thuế;

• Sai tên hàng hóa, dịch vụ;

• Sai số lượng;

• Sai đơn giá;

• Sai thuế suất;

• Sai tiền thuế;

• Sai tổng tiền thanh toán;

• Các sai sót khác.

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp phải xác định chính xác loại sai sót và tình trạng của hóa đơn để áp dụng phương án xử lý phù hợp theo quy định.

Tùy từng trường hợp có thể phát sinh việc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện phương thức xử lý khác theo quy định hiện hành.

LƯU Ý:

Không nên tự ý xóa dữ liệu hóa đơn hoặc xử lý theo kinh nghiệm của hóa đơn giấy trước đây.

11. HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH VÀ HÓA ĐƠN THAY THẾ KHÁC NHAU THẾ NÀO?

Đây là nội dung doanh nghiệp thường dễ nhầm.

HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH

Được sử dụng để điều chỉnh thông tin sai trên hóa đơn đã lập theo trường hợp pháp luật cho phép.

HÓA ĐƠN THAY THẾ

Là hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn có sai sót theo trường hợp áp dụng.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại sai sót, tình trạng hóa đơn và quy định hiện hành để lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

Không nên vừa điều chỉnh vừa thay thế cùng một hóa đơn một cách tùy ý.

12. TRẢ LẠI HÀNG HÓA, GIẢM GIÁ, CHIẾT KHẤU THÌ HÓA ĐƠN XỬ LÝ RA SAO?

Trong thực tế kinh doanh có thể phát sinh:

• Người mua trả lại hàng;

• Giảm giá hàng bán;

• Chiết khấu thương mại;

• Điều chỉnh khối lượng hoặc giá trị dịch vụ;

• Hủy hoặc thay đổi giao dịch.

Các trường hợp này có thể làm thay đổi giá trị giao dịch và nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp phải căn cứ bản chất của từng nghiệp vụ và quy định về hóa đơn để lập hoặc điều chỉnh chứng từ phù hợp.

Không nên tự động áp dụng cùng một cách xử lý cho tất cả trường hợp.

13. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ CẦN LƯU TRỮ KHÔNG?

Có.

Hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử và phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định.

Doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu hóa đơn có thể:

• Tra cứu;

• Kiểm tra;

• Đối chiếu;

• Cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;

• Được bảo đảm tính toàn vẹn theo quy định.

LƯU Ý:

Không nên chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào việc tra cứu trên phần mềm của nhà cung cấp.

Doanh nghiệp cần có quy trình quản lý và lưu trữ dữ liệu phù hợp với hoạt động thực tế.

14. DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC DÙNG HÓA ĐƠN GIẤY NHƯ TRƯỚC ĐÂY KHÔNG?

Trong môi trường quản lý thuế hiện nay, hóa đơn điện tử là phương thức chủ đạo.

Các hướng dẫn cũ về:

• Tự in hóa đơn;

• Đặt in hóa đơn GTGT;

• Làm thông báo phát hành hóa đơn giấy;

• Mua và quản lý các quyển hóa đơn theo quy trình cũ;

không nên được sử dụng làm hướng dẫn chung cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2026.

Doanh nghiệp cần áp dụng quy định về hóa đơn điện tử đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch.

15. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO CÓ PHẢI CỨ CÓ HÓA ĐƠN LÀ ĐƯỢC KHẤU TRỪ THUẾ VÀ TÍNH CHI PHÍ?

Không nên hiểu như vậy.

Việc có một hóa đơn điện tử không tự động đồng nghĩa khoản chi đó chắc chắn:

• Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào; hoặc

• Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp còn phải kiểm tra các điều kiện theo pháp luật thuế tương ứng, bản chất giao dịch, hồ sơ chứng minh và điều kiện thanh toán trong trường hợp pháp luật yêu cầu.

LƯU Ý:

Hóa đơn là một chứng từ rất quan trọng, nhưng không phải là điều kiện duy nhất để một khoản chi được chấp nhận về thuế.

16. DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP NÊN LÀM GÌ VỀ HÓA ĐƠN?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nếu chuẩn bị phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp nên:

BƯỚC 1: Hoàn thiện các thủ tục thuế điện tử cần thiết.

BƯỚC 2: Lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp.

BƯỚC 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

BƯỚC 4: Kiểm tra kết quả tiếp nhận của cơ quan thuế.

BƯỚC 5: Thiết lập đúng thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, dịch vụ và thuế suất.

BƯỚC 6: Chỉ lập hóa đơn sau khi đã hoàn tất các điều kiện cần thiết theo quy định.

BƯỚC 7: Kiểm tra kỹ nội dung trước khi phát hành hóa đơn.

BƯỚC 8: Lưu trữ dữ liệu và xử lý sai sót đúng quy định nếu phát sinh.

17. 05 LỖI DOANH NGHIỆP MỚI THƯỜNG GẶP VỀ HÓA ĐƠN

1. Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không tìm hiểu các thủ tục về hóa đơn trước khi bán hàng.

2. Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

3. Áp dụng sai thuế suất thuế GTGT.

4. Hóa đơn sai nhưng tự xử lý theo cách áp dụng đối với hóa đơn giấy trước đây.

5. Cho rằng khách hàng không yêu cầu hóa đơn thì doanh nghiệp không cần lập hóa đơn.

Những lỗi tưởng nhỏ về hóa đơn có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của cả người bán và người mua.

18. TƯ VẤN HƯƠNG LAN LƯU Ý

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý hệ thống pháp luật mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.

Khi đọc các bài hướng dẫn cũ trên Internet, Anh/Chị nên kiểm tra:

• Bài viết áp dụng văn bản nào?

• Văn bản đó còn hiệu lực hay không?

• Nội dung đang nói về hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử?

• Quy định đó áp dụng trước hay sau ngày 01/07/2026?

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, nên kiểm tra các thủ tục về thuế và hóa đơn trước khi bắt đầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

Nếu có nghiệp vụ hóa đơn phức tạp liên quan đến thuế, doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách thuế để xử lý theo giao dịch thực tế.

19. CĂN CỨ PHÁP LÝ

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025 của Quốc hội, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành có liên quan.

• Các quy định pháp luật thuế và pháp luật chuyên ngành có liên quan đến từng giao dịch thực tế.

20. KẾT LUẬN

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không chỉ cần biết “cách xuất hóa đơn” mà còn phải xác định đúng:

• Khi nào phải lập hóa đơn;

• Lập loại hóa đơn nào;

• Thuế suất bao nhiêu;

• Nội dung nào phải thể hiện;

• Hóa đơn sai thì điều chỉnh hay thay thế;

• Hóa đơn đầu vào có đáp ứng điều kiện thuế hay không;

• Dữ liệu hóa đơn cần quản lý và lưu trữ như thế nào.

Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải điều chỉnh hóa đơn, kê khai lại và các rủi ro pháp lý, thuế phát sinh trong quá trình hoạt động.

TƯ VẤN HƯƠNG LAN

Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ:

• Thành lập công ty;

• Thành lập hộ kinh doanh;

• Thay đổi đăng ký doanh nghiệp;

• Thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện – địa điểm kinh doanh;

• Tạm ngừng kinh doanh;

• Giải thể doanh nghiệp;

• Hướng dẫn các thủ tục ban đầu sau khi thành lập.

Đối với nghiệp vụ kế toán, kê khai, quyết toán thuế hoặc xử lý hóa đơn có nghiệp vụ phức tạp, doanh nghiệp nên thực hiện thông qua kế toán hoặc đơn vị chuyên môn phù hợp.

Hotline/Zalo: 0915 47 27 68

Website: tuvanhuonglan.vn

Nội dung được Tư Vấn Hương Lan cập nhật theo quy định pháp luật áp dụng đến tháng 08/2026.