Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty mới nhất 2026

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng sự hiện diện tại địa bàn mới nhưng chưa cần tổ chức hoạt động kinh doanh trực tiếp, thành lập văn phòng đại diện thường là phương án được lựa chọn trước. Đây là mô hình phù hợp nếu doanh nghiệp cần một đầu mối liên hệ, giao dịch, chăm sóc khách hàng hoặc đại diện hình ảnh thương hiệu tại khu vực mới. Từ ngày 01/07/2025, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và biểu mẫu sử dụng theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Điểm rất quan trọng là văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần mở điểm kinh doanh thực tế, bán hàng hoặc triển khai hoạt động kinh doanh trực tiếp tại địa bàn mới, thì chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thường sẽ phù hợp hơn.

Nói đơn giản, văn phòng đại diện phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở rộng hiện diện, tăng độ phủ thương hiệu, làm đầu mối liên hệ hoặc hỗ trợ giao dịch nhưng chưa cần tổ chức hoạt động kinh doanh độc lập tại nơi đó. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trước khi mở chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp nên thành lập văn phòng đại diện?

Doanh nghiệp thường mở văn phòng đại diện khi cần:

• có nơi giao dịch, liên hệ với khách hàng và đối tác
• mở rộng thị trường, khảo sát thị trường, hỗ trợ thương hiệu
• đặt bộ phận chăm sóc khách hàng, hỗ trợ hành chính hoặc xúc tiến thương mại
• tạo sự hiện diện tại địa phương nhưng chưa triển khai bán hàng trực tiếp

Nếu mục tiêu chính của doanh nghiệp là đại diện, liên hệ, phát triển thị trường, văn phòng đại diện là mô hình phù hợp hơn so với chi nhánh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn kinh doanh trực tiếp, xuất hóa đơn hoặc bán hàng tại nơi mở rộng, thì nên cân nhắc mô hình khác.

Điều kiện cần lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện

Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý là tên văn phòng đại diện. Theo quy định, tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”; tên này phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện và xuất hiện trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ, ấn phẩm của đơn vị.

Điều thứ hai là địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện. Doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ rõ ràng, hợp pháp và phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế. Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, hồ sơ đăng ký sẽ nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.

Bản chụp căn cước của  người đứng đầu văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2026 gồm những gì?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong nước gồm các giấy tờ chính sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện theo Mẫu số 17 ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký
• Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh
• Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
• Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện, trừ trường hợp đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định
• Nếu ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ thì cần thêm văn bản ủy quyền và giấy tờ kèm theo tương ứng; đáng chú ý là văn bản ủy quyền cho cá nhân không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Điểm quan trọng là hồ sơ năm 2026 dùng Mẫu số 17 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, không nên dùng lại bộ mẫu cũ. 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty thực hiện như thế nào?

Bước 1: Rà soát thông tin và soạn hồ sơ

Doanh nghiệp xác định tên văn phòng đại diện, địa chỉ, người đứng đầu và nhu cầu vận hành thực tế. Sau đó hồ sơ được soạn theo đúng loại hình doanh nghiệp và đúng mẫu hiện hành.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Lệ phí nhà nước khi thành lập văn phòng đại diện năm 2026

Theo mức thu đang áp dụng từ 01/07/2025, lệ phí đăng ký doanh nghiệp đối với cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 25.000 đồng/lần đăng ký. Mức này đang là mức giảm 50% so với biểu phí thông thường.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần làm gì?

Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp nên tiếp tục rà soát các đầu việc vận hành như:

• biển hiệu văn phòng đại diện
• giấy ủy quyền cho người đứng đầu nếu cần phạm vi làm việc cụ thể
• hồ sơ lao động, bảo hiểm nếu có nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện
• quy trình giao dịch, tiếp nhận thông tin, chăm sóc khách hàng
• các hồ sơ nội bộ để phân định rõ vai trò giữa trụ sở chính và văn phòng đại diện

Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, doanh nghiệp cũng nên tránh để mô hình này vận hành sai bản chất, ví dụ trực tiếp bán hàng hoặc triển khai hoạt động kinh doanh như chi nhánh.

Một điểm thuận lợi cho năm 2026 là từ 01/01/2026, người nộp thuế không còn phải nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo. 

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện 2026 tại Hương Lan

Nếu doanh nghiệp không có thời gian tự chuẩn bị hồ sơ hoặc muốn được hướng dẫn đúng ngay từ đầu, sử dụng dịch vụ trọn gói là cách giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế phải sửa hồ sơ nhiều lần.

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ:

• tư vấn mô hình văn phòng đại diện có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không
• rà soát tên văn phòng đại diện, địa chỉ và người đứng đầu
• soạn hồ sơ đúng mẫu hiện hành
• đại diện khách hàng nộp hồ sơ và nhận kết quả
• hướng dẫn các thủ tục nội bộ, vận hành và lưu ý pháp lý sau khi thành lập

Điều khách hàng cần không chỉ là “ra được giấy phép”, mà là có người hiểu việc để hướng dẫn đúng mô hình, đúng hồ sơ và đúng cách vận hành ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Thành lập văn phòng đại diện có cần đăng ký với cơ quan nhà nước không?

Có. Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập.

Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?

Không. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm Thông báo thành lập theo Mẫu số 17, quyết định và biên bản họp hoặc quyết định của chủ sở hữu tùy loại hình doanh nghiệp, bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu và giấy tờ ủy quyền nếu có.

Thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu?

Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xử lý tại Cơ quan đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Tên văn phòng đại diện phải đặt như thế nào?

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”, và phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.

Liên hệ tư vấn thành lập văn phòng đại diện

Nếu bạn đang cần thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2026, muốn làm hồ sơ nhanh, đúng quy định và có người hướng dẫn luôn các bước sau khi được cấp giấy chứng nhận, hãy liên hệ:

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tư Vấn Hương Lan
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Điện thoại: 0915472768
Email: tuvanhuonglan37@gmail.com