Hiện nay với cải cách hành chính ngày càng thông thoáng, và cơ chế hỗ trợ tối đa cho các Doanh nhân khởi nghiệp của chính phủ. Nên để hoàn tất thủ tục thành lập công ty không phải là vấn đề quá khó khăn. Tuy nhiên có một thực trạng chung, sau khi hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép đăng ký thành lập doanh nghiệp mới + mã số thuế + Con dấu, nhiều chủ doanh nghiệp đặc biệt là các bạn lần đầu khởi nghiệp nghĩ rằng như vậy là đã hoàn tất các thủ tục thành lập doanh nghiệp, họ ngay lập tức dồn hết tâm trí vào công việc kinh doanh và vô tình bỏ qua những bước kế tiếp dẫn đến bị cơ quan thuế phạt hành chính còn nặng thì bị khóa mã số thuế.
Khi công ty đi vào hoạt động, các chủ doanh nghiệp lại không nắm được thủ tục kế toán thuế, kê khai BHXH cho người lao động.. dẫn đến các lỗi như chậm nộp hoặc không nộp tờ khai thuế môn bài, báo cáo thuế hàng quý, hàng năm, các lỗi về hóa đơn GTGT, lao động… Dẫn đến các khoản phạt nặng từ cơ quan thuế, làm cho doanh nghiệp điêu đứng.
Năm được những trở ngại đó, bài viết này sẽ tư vấn giúp bạn nắm được tổng quan toàn bộ thủ tục để hoàn tất công việc thành lập công ty đầy đủ, chính xác như thế nào? và các công việc về kế toán thuế, lao động …. Giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro khi đi vào hoạt động.
Thành lập công ty
A. Tổng quan về thủ tục thành lập công ty
I. Để hoàn tất thủ tục thành lập công ty bạn cần phải làm các thủ tục sau:
• Hoàn tất thủ tục xin đăng ký thành lập doanh nghiệp tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở Kế Hoạch Đầu Tư;
• Đăng bố cáo thành lập mới doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia;
• Khắc dấu tròn công ty + đăng tải mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia trước khi sử dụng;
• Treo bảng hiệu tại trụ sở chính của công ty;
• Đăng ký mua token khai thuế qua mạng;
• Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp + Kích hoạt bước 1, bước 2 nộp thuế điện tử;
• Nộp tờ khai thuế môn bài + Nộp thuế môn bài cho năm nay;
• Nộp thông báo số tài khoản ngân hàng của Doanh nghiệp lên sở Kế Hoạch và Đầu Tư;
• Hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu tại chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp;
• Hoàn tất thủ tục xin đặt in hóa đơn tại chi cục thuế;
• Đăt in hóa đơn GTGT + Phát hành hóa đơn GTGT trước khi sử dụng
II. Kết quả thu được sau khi hoàn tất công việc thành lập công ty
• Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp + Mã số thuế;
• Con dấu tròn công ty + thông báo phát hành mẫu dấu;
• Bố cáo thành lập doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty + danh sách thành viên, cổ đông + hợp đồng thuê văn phòng + giấy chứng nhận vốn góp + quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán;
• Bảng hiệu công ty;
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&ĐT;
• Token Khai thuế qua mạng ( Chữ ký số);
• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử;
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in;
• Hoá đơn GTGT;
• Thông báo phát hành hóa đơn;
Để hoàn tất trọn vẹn các thủ tục thành lập công ty bạn nên tham khảo các bước chi tiết ở bài biết sau:
B. Thủ tục kế toán thuế khi công ty đi vào hoạt động
I. Các loại thuế đối với doanh nghiệp:
1. Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là tên gọi mới của Thuế Môn Bài và được thực hiện theo quy định tại Nghị Định số 139/2016/NĐ-CP Ban hành ngày 04/10/2016 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2017 và hướng dẫn thực hiện tại Thông Tư 302/2016 TT/BTC.
a. Quy định về mức lệ phí môn bài cho Doanh Nghiệp
+ Mức lệ phí môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ đăng ký từ 10 tỷ trở xuống;
+ Mức lệ phí môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ đăng ký trên 10 tỷ.
+ Mỗi cửa hàng, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện: đóng lệ phí môn bài 1.000.000/ năm.
b. Kê khai và nộp tiền Lệ Phí Môn Bài theo năm
- Đối với công ty mới thành lập:
Thời hạn nộp tờ khai và nộp Lệ Phí Môn Bài trễ nhất là ngày cuối tháng của tháng có GPKD.
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp thành lập vào 6 tháng cuối năm tiền thuế môn bài năm hiện hành nộp bẳng ½ mức cả năm.
VD: Công ty thành lập vào ngày 02/07/2018 đăng ký vốn điều lệ: 5.000.000.000 đ thuế môn bài phải nộp năm 2018 là: 1.000.000 đ
- Đối với công ty đã và đang hoạt động:
Quy định nộp Tờ Khai Lệ Phí Môn Bài
• Nếu Doanh Nghiệp không thay đổi Vốn điều lệ: không phải nộp tờ khai lệ phí môn bài
• Nếu Doanh Nghiệp thay đổi vốn điều lệ nhưng không làm thay đổi mức lệ phí môn bài thì Doanh Nghiệp không phải nộp tờ khai thuế môn bài.
• Nếu Doanh Nghiệp thay đổi vốn điều lệ làm thay đổi mức đóng lệ phí môn bài thì Doanh Nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trước ngày 31/12.
Vd: Tháng 6/ 2018 Doanh Nghiệp tăng vốn điều lệ từ 5 tỷ lên 11 tỷ đồng, thì chậm nhất ngày31/1/2018 Doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài.
Lệ Phí Môn Bài
Lệ phí Môn Bài năm hiện hành đóng trễ nhất vào ngày 31/01 của năm hiện hành đó.
c. Quy định về mức phạt nếu chậm nộp tờ khai Lệ Phí Môn Bài
Mức phạt chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài theo thông tư 166/2013/ TT-BTC của bộ tài chính như sau:
|
TT
|
Số ngày chậm nộp
|
Mức phạt
|
|
1
|
1 đến 5 ngày
|
Phạt cảnh cáo
|
|
2
|
5 đến 10 ngày
|
400.000 đến 1.000.000 đ
|
|
3
|
10 đến 20 ngày
|
800.000 đến 2.000.000 đ
|
|
4
|
20 ngày đến 30 ngày
|
1.200.000 đến 3.000.000 đ
|
|
5
|
30 ngày đến 40 ngày
|
1.600.000 đến 4.000000 đ
|
|
6
|
40 ngày đến 90 ngay
|
2.000.000 đến 5.000.000 đ
|
d. Mức phạt nếu chậm nộp tiền lệ phí môn bài
Theo thông tư 130 /2016 TT-BTC của bộ tài chính như sau:
Số tiền phạt = số tiền thuế môn bài chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp.
Vd: Nếu doanh nghiệp có vốn điều lệ là 5 tỷ, chậm nộp tiền thuế môn bài 30 ngày thì số tiền phạt được tính như sau:
Doanh nghiệp có vốn điều lệ 5 tỷ thì mức thuế môn bài phải đóng là 2 triệu/ 1 năm
Số tiền phạt = 2.000.000 đ x 0.03% x 30 = 18.000 đ
2. Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT)
Thuế giá trị gia tăng (VAT) là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. VAT là một loại thuế gián thu, tiền thuế được cấu thành trong giá cả hàng hóa và dịch vụ, người tiêu dùng là người cuối cùng chịu thuế, người nộp thuế chỉ là người thay thế người tiêu dùng thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước. Thuế giá trị gia tăng có phạm vi tác động rộng, đánh vào hầu như tất cả hàng hóa dịch vụ trên thị trường.
a) Kỳ kê khai thuế GTGT:
Doanh nghiệp mới thành lập được kê khai thuế theo quý. Sau thời gian hoạt động đủ 1 năm theo năm tài chính doanh nghiệp dựa vào doanh thu dể xác định kê khai thuế theo tháng hay theo quý.
VD: Doanh nghiệp thành lập năm 2018: Doanh nghiệp được kê khai theo quý; hết năm 2018 tổng doanh thu của doanh nghiệp từ 50 tỷ đồng trở xuống thì sang năm 2019 doanh nghiệp vẫn được kê khai theo quý. Ngược lại nếu doanh thu lớn hơn 50 tỷ đồng thì sang năm 2019 doanh nghiệp kê khai theo tháng.
Trường hợp người nộp thuế đủ điều kiện và thuộc đối tượng khai thuế giá trị gia tăng theo quý muốn chuyển sang khai thuế theo tháng thì gửi thông báo (theo Mẫu số 07/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 151/2014/TT-BTC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là cùng với thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của năm bắt đầu khai thuế giá trị gia tăng theo tháng.
Thời hạn kê khai thuế theo tháng: trễ nhất là ngày 20 của tháng sau ( VD: thời hạn kê khai thuế T01/2018 trễ nhất là ngày 20/02/2018).
Thời hạn kê khai thuế theo quý: Trễ nhất là ngày 30 tháng đầu tiên của quý tiếp theo( VD: thời hạn kê khai thuế Qúy 1/2018 trễ nhất là ngày 30/04/2018).
Lưu ý: Doanh Nghiệp dù phát sinh hay không phát sinh đều phải nộp Kê Khai Thuế GTGT.
Nếu doanh nghiệp phát sinh tiền thuế phải nộp thì thời điểm nộp tiền thuế cũng là thời điểm nộp tờ khai.
b) Cách xác định tiền thuế GTGT phải nộp
VD: Trong quý 1 doanh nghiệp phát sinh
Thuế đầu vào:
Tiền hàng: 100.000.000 đồng; tiền thuế VAT: 10.000.000 đồng
Thuế đầu ra:
Tiền hàng: 120.000.000 đồng; tiền thuế VAT: 12.000.000 đồng
Thuế GTGT Quý 1 doanh nghiệp phải nộp: 12.000.000 -10.000.000 = 2.000.000 đồng
Ngược lại, nếu thuế đầu vào lớn hơn thuế đầu ra doanh nghiệp được chuyển thuế sang kỳ tiếp theo
VD: Trong quý 1 doanh nghiệp phát sinh
Thuế đầu vào
Tiền hàng: 120.000.000 đồng; tiền thuế VAT: 12.000.000 đồng
Thuế đầu ra
Tiền hàng: 100.000.000 đồng; tiền thuế VAT: 10.000.000 đồng
Thuế GTGT Quý 1 doanh nghiệp được khấu trừ chuyển sang kỳ sau: 12.000.000 -10.000.000 = 2.000.000 đồng
c) Lưu ý về hóa đơn
Hóa đơn đầu vào.
Để hóa đơn đầu vào được chấp nhận tính vào chi phí và được khấu trừ thuế khi nhận hóa đơn đầu vào kế toán cần chú ý, quy định chung về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ.
– Riêng hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế GTGT và khấu trừ thuế TNDN ( Tài khoản ngân hàng công ty mình qua tài khoản ngân hàng công ty đối tác)
– Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn : Tên, địa chỉ, MST của đơn vị mình và hóa đơn không được tẩy xóa…
+ Thời điểm thanh toán : Người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai vào thuế GTGT và khấu trừ bình thường ( Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng ), trường hợp đến thời hạn quyết toán, thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán phần tiền đã nợ thì phần thuế GTGT này sẽ bị loại ra và không được khấu trừ.
+ Phương thức thanh toán bù trừ : Dịch vụ/hàng hóa mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa/dịch vụ mua vào hay bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng.
– Sau khi kế toán đã bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.
+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày: Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng và chi phí thuế TNDN. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không, nếu bằng hoặc vượt quá 20 triệu doanh nghiệp sẽ phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng của đối tác.
+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần: Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán
– Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, khấu trừ thuế TNDN trong hóa đơn mua vào.
– Chú ý khấu trừ đối với tài sản cố định : Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.
3. Thuế Thu nhập doanh nghiệp( TNDN)
Thuế TNDN là một loại thuế trực thu, nếu doanh nghiệp kinh doanh có lãi doanh nghiệp sẽ phải nộp tiền thuế TNDN
VD: Quý 1 năm 2018 doanh nghiệp phát sinh
Tổng doanh thu: 1000.000.000 đ
Tổng chi phí: 800.000.000 đ ( bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí văn phòng, chi phí lương…) tất cả chi phí hợp lý hợp lệ
Lợi nhuận: 200.000.000 đ
Thuế suất doanh nghiệp áp dụng: 20%
Tiền thuế TNDN phải nộp: 200.000.000X20% = 40.000.000 đồng
Thời hạn nộp tiền thuế là ngày cuối cùng của quý tiếp theo
VD thời hạn nộp tiền thuế TNDN tạm tính Q1/2018: Hạn chót ngày 30/04/2018
Ngược lại nếu doanh nghiệp kinh doanh lỗ hoặc hòa vốn thì không phải nộp tiền thuế TNDN
Thông tư tham khảo:
Thông tư 78/2014/TT-BTC, ngày 18/06/2014, Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP và Thuế TNDN
Thông tư 96/2015/TT-BTC, ngày 22/06/2015, Hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp
4. Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Mức tính thuế TNCN
Đối với cá nhân cư trú không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động thời vụ( dưới 1 tháng) có thu nhập từng lần chi trả từ 2 triệu trở lên mức thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế x 10%
Nếu cá nhân có làm bản cam kết 02/CK-TNCN, cam kết thu nhập sau khi trừ các khoản giảm trừ chưa tới mức phải chịu thuế thì không phải khấu trừ thuế
– Có mã số thuế tại thời điểm cam kết.
Đối với cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế (x) Thuế suất
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế (-) Các khoản giảm trừ
Thu nhập chịu thuế = Tổng Thu nhập (-) Các khoản miễn thuế
Ngoài các khoản thuế phải nộp, vấn đề các doanh nghiệp đang gặp phải đó là phần Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại điểm b khoản 1 và khoản 2 Điều 2, Điều 124 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, từ ngày 01/01/2018, thêm 02 đối tượng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, gồm:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;
- Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Chính phủ.
Do đó khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên doanh nghiệp và người lao động sẽ phải tham gia bảo hiểm xã hội
Tiền lương tháng đóng BHXH hiện nay là mức lương và phụ cấp lương theo quy định
Phụ cấp lương bao gồm: Phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.
Từ 01/01/2018, người nào có nghĩa vụ đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động mà gian dối hoặc bằng thủ đoạn khác để không đóng hoặc không đóng đầy đủ theo quy định có thể bị phạt tiền đến 01 tỷ đồng hoặc phạt tù đến 07 năm (Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015). Trong khi đó, với Tội gian lận BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, tùy theo mức độ vi phạm, hậu quả… người phạm tội có thể bị phạt tiền đến 200 triệu đồng hoặc bị phạt tù từ 03 tháng - 10 năm (Điều 214).
II. Các mức phạt nếu chậm nộp tờ kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN
|
TT
|
Ngày chậm nộp
|
Tiền phạt
|
|
1
|
Từ 1 cho đến 5 ngày
|
Phạt cảnh cáo ( Nếu có tình tiết giảm nhẹ).
Tình tiết giảm nhẹ như vi phạm lần đầu tiên.
|
|
2
|
Từ 05 đến 10 ngày
|
Phạt tiền trung bình : 700.000 đ
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ tối thiểu: 400.000đ
+ Nếu có tình tiết tăng nặng tối thiểu: 1.000.000đ
|
|
3
|
Từ ngày 10 đến 20 ngày
|
– Phạt tiền trung bình : 1.400.000 đ
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ : 700.000 đ
+ Nếu có tình tiết tăng nặng: 2.000.000 đ
|
|
4
|
Từ ngày 20 đến 30 ngày
|
– Phạt tiền trung bình: 2.100.000 đ
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ : 1.200.000 đ
+ Nếu có tình tiết tăng nặng: 3.000.000 đ
|
|
5
|
Từ ngày 30 đến 40 ngày
|
– Phạt tiền trung bình: 2.800.000 đ
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ : 1.600.000 đ
+ Nếu có tình tiết tăng nặng: 4.000.000 đ
|
|
6
|
Từ ngày 40 đến 90 ngày:
– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp
– Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày
kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơkhai thuế,đã tự giác nộp đầy đủ số tiền thuế vào NSNN trươc thời điểm cơ quan thuế lập công văn xử phạt: Theo khoản 9 điều 13 thông tư 166/2013
|
– Phạt tiền trung bình: 3.500.000 đ
+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ : 2.000.000 đ
+ Nếu có tình tiết tăng nặng: 5. 000.000 đ
|
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hoàn tất chính xác các thủ tục thành lập doanh nghiệp và tránh được rủi ro khi công ty đi vào hoạt động.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ với Tư Vấn Hương Lan để được tư vấn giải đáp miễn phí
TẠI TP HỒ CHÍ MINH
Hotline: 0915 47 27 68 09621739 84
Email: tuvanhuonglan37@gmail.com
54/4Q Mỹ Huề,Trung Chánh, Hóc Môn, Tp.HCM
tuvanhuonglan37@gmail.com
