Ms Lan
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty mới nhất 2026
Khi doanh nghiệp...
Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục và lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty mới nhất năm 2026.
Khi muốn mở rộng sự hiện diện tại địa bàn mới nhưng chưa cần trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Đây là mô hình phù hợp để doanh nghiệp thiết lập đầu mối liên hệ, hỗ trợ giao dịch, chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường và đại diện hình ảnh thương hiệu.
Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước năm 2026 được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, và sử dụng biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó, văn phòng đại diện phù hợp khi doanh nghiệp cần:
Thiết lập địa điểm liên hệ với khách hàng, đối tác;
Đại diện doanh nghiệp thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền;
Khảo sát và phát triển thị trường;
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng;
Quảng bá hình ảnh, thương hiệu;
Thực hiện các công việc hành chính và hỗ trợ nội bộ.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu trực tiếp bán hàng, cung ứng dịch vụ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn mới thì nên cân nhắc thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh thay vì văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập văn phòng đại diện khi muốn mở rộng sự hiện diện tại một tỉnh, thành phố khác nhưng chưa tổ chức hoạt động kinh doanh trực tiếp tại đó.
Mô hình này thường phù hợp trong các trường hợp:
Doanh nghiệp cần địa điểm giao dịch, liên hệ với khách hàng và đối tác;
Doanh nghiệp muốn khảo sát thị trường trước khi mở chi nhánh;
Doanh nghiệp cần bố trí bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc hỗ trợ hành chính;
Doanh nghiệp muốn tăng độ phủ thương hiệu tại địa phương;
Doanh nghiệp cần người đại diện thực hiện một số công việc theo phạm vi được ủy quyền.
Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu trước khi lựa chọn mô hình để tránh phải thay đổi hoặc đăng ký lại sau này.
Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm:
Tên doanh nghiệp;
Cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Ví dụ:
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY TNHH ABC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Địa chỉ văn phòng đại diện phải được xác định rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với quy định về địa điểm đặt trụ sở.
Doanh nghiệp không nên đặt văn phòng đại diện tại căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở. Trường hợp địa điểm nằm trong tòa nhà hỗn hợp, doanh nghiệp cần kiểm tra phần diện tích dự kiến sử dụng có chức năng thương mại, văn phòng theo hồ sơ của tòa nhà hay không.
Hồ sơ đăng ký hoạt động được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Người này thực hiện nhiệm vụ theo quyết định bổ nhiệm, quy chế nội bộ và phạm vi ủy quyền của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của người đứng đầu, đặc biệt đối với việc ký văn bản, làm việc với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước.
Căn cứ khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và quy định hướng dẫn hiện hành, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện gồm:
Sử dụng Mẫu số 17 – Thông báo về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
Thông báo do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ gồm:
Đối với công ty TNHH một thành viên: bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên;
Đối với công ty cổ phần: bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị;
Đối với công ty hợp danh: bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Hồ sơ có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện là công dân Việt Nam và hồ sơ đã kê khai số định danh cá nhân để thực hiện đối chiếu, khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân.
Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thì hồ sơ cần có thêm văn bản ủy quyền và giấy tờ kèm theo tương ứng với chủ thể được ủy quyền.
Theo Điều 12 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
Doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng đúng Mẫu số 17 ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC, không tiếp tục sử dụng biểu mẫu cũ đã hết hiệu lực.
Doanh nghiệp xác định các thông tin sau:
Tên văn phòng đại diện;
Địa chỉ trụ sở;
Thông tin người đứng đầu;
Nội dung hoạt động;
Thông tin đăng ký thuế và lao động theo mẫu;
Người được ủy quyền nộp hồ sơ, nếu có.
Doanh nghiệp tổ chức họp và ban hành quyết định thành lập văn phòng đại diện theo đúng thẩm quyền của từng loại hình doanh nghiệp.
Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu công ty ban hành quyết định thành lập và không cần lập biên bản họp.
Hồ sơ được chuẩn bị theo đúng Mẫu số 17 và kèm theo quyết định, biên bản họp, giấy tờ pháp lý của người đứng đầu cùng hồ sơ ủy quyền nếu có.
Theo khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo phương thức phù hợp với quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó có hình thức đăng ký qua mạng thông tin điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của văn phòng đại diện theo Điều 6 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Đây không phải là giấy phép kinh doanh.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện hoặc rà soát các công việc sau:
Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện;
Ban hành quyết định bổ nhiệm và quy định phạm vi công việc của người đứng đầu;
Lập giấy ủy quyền nếu người đứng đầu thực hiện công việc thay mặt doanh nghiệp;
Hoàn thiện hồ sơ lao động và bảo hiểm xã hội nếu có người lao động;
Xây dựng quy trình giao dịch, tiếp nhận thông tin và chăm sóc khách hàng;
Lưu giữ hồ sơ pháp lý của văn phòng đại diện;
Phân định rõ công việc của trụ sở chính và văn phòng đại diện;
Thực hiện các nghĩa vụ thuế, lao động và báo cáo nếu có phát sinh theo quy định.
Do văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, doanh nghiệp không được để văn phòng đại diện trực tiếp thực hiện việc bán hàng, cung ứng dịch vụ hoặc tiến hành hoạt động kinh doanh như chi nhánh.
Không.
Theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15 ngày 17/5/2025 của Quốc hội về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân, việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt từ ngày 01/01/2026.
Vì vậy, văn phòng đại diện thành lập trong năm 2026 không phải nộp lệ phí môn bài cho năm 2026 và các năm tiếp theo. Các nghĩa vụ còn tồn tại của thời kỳ trước ngày 01/01/2026, nếu có, vẫn phải được xử lý theo quy định.
Nếu doanh nghiệp không có thời gian tự chuẩn bị hồ sơ hoặc muốn hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần, Tư Vấn Hương Lan có thể hỗ trợ trọn gói thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ:
Tư vấn lựa chọn văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh phù hợp;
Rà soát tên, địa chỉ và người đứng đầu văn phòng đại diện;
Soạn Thông báo theo đúng Mẫu số 17 hiện hành;
Soạn quyết định, biên bản họp và văn bản ủy quyền;
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi kết quả;
Hỗ trợ xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ;
Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi thành lập.
Điều khách hàng cần không chỉ là được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động mà còn là lựa chọn đúng mô hình, chuẩn bị đúng hồ sơ và tổ chức vận hành đúng chức năng của văn phòng đại diện.
Có. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thành lập, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
Không. Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Hồ sơ cơ bản gồm Thông báo theo Mẫu số 17, quyết định và biên bản họp hoặc quyết định của chủ sở hữu tùy theo loại hình doanh nghiệp, giấy tờ pháp lý của người đứng đầu và hồ sơ ủy quyền nếu có.
Không. Công ty TNHH một thành viên chỉ cần quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.
Thời hạn xử lý của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “Văn phòng đại diện”. Tên phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện.
Không. Việc thu, nộp lệ phí môn bài đã chấm dứt từ ngày 01/01/2026 theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15.
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, ban hành ngày 17/6/2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;
Nghị quyết số 198/2025/QH15, ban hành và có hiệu lực ngày 17/5/2025;
Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 30/6/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025;
Thông tư số 68/2025/TT-BTC, ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/7/2025;
Thông tư số 64/2025/TT-BTC, ban hành ngày 30/6/2025, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026;
Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực ngày 23/7/2026, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
Nếu doanh nghiệp cần thành lập văn phòng đại diện trong năm 2026, muốn chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và được hướng dẫn các công việc sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TƯ VẤN HƯƠNG LAN
Địa chỉ: 54/4 Q Ấp 58, Xã Bà Điểm, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Điện thoại: 0915472768
Email: tuvanhuonglan37@gmail.com
Website: https://tuvanhuonglan.vn
