Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Ghi Sai 2026

Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Ghi Sai Năm 2026 – Quy Định Mới Nhất

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử ghi sai theo quy định mới áp dụng từ 01/07/2026. Phân biệt trường hợp chỉ cần thông báo sai sót, trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; đồng thời lưu ý cách xử lý khi sai mã số thuế, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT.

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót như sai tên người mua, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng số tiền thanh toán.

Từ ngày 01/07/2026, cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai được thực hiện theo hệ thống pháp luật mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Doanh nghiệp không nên áp dụng lại cách xử lý hóa đơn giấy trước đây như gạch chéo liên hóa đơn, thu hồi các liên hóa đơn hoặc lập lại hóa đơn theo quy trình cũ.

Theo quy định hiện hành, tùy nội dung sai sót, người bán có thể:

• Thông báo hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn;

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh;

• Lập hóa đơn điện tử thay thế.

Tư Vấn Hương Lan tổng hợp cách xử lý cụ thể như sau:

1. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG TỪ NGÀY 01/07/2026

Các văn bản quan trọng hiện nay gồm:

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;

• Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ Tài chính quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Trong đó, Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định trực tiếp về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai.

2. CÓ BA CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ LẬP SAI

Từ ngày 01/07/2026, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán xác định nội dung sai để lựa chọn một trong các cách xử lý phù hợp:

CÁCH 1: Chỉ thông báo sai sót, không phải lập lại hóa đơn.

CÁCH 2: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

CÁCH 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế.

Không phải hóa đơn sai nào cũng bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

3. TRƯỜNG HỢP CHỈ THÔNG BÁO SAI SÓT, KHÔNG PHẢI LẬP LẠI HÓA ĐƠN

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung như:

• Tên người mua;

• Địa chỉ người mua;

• Số tiền bằng chữ;

• Hoặc các nội dung khác;

nhưng KHÔNG sai về:

• Mã số thuế;

• Số tiền ghi trên hóa đơn;

• Thuế suất;

• Tiền thuế;

• Hàng hóa ghi trên hóa đơn;

thì người bán thực hiện:

• Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai;

• Không phải lập lại hóa đơn;

• Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định.

VÍ DỤ:

Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B.

Hóa đơn ghi:

Tên đúng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ABC

Nhưng hóa đơn lại ghi:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ACB

Trong khi:

• Mã số thuế đúng;

• Địa chỉ đúng;

• Hàng hóa đúng;

• Thành tiền đúng;

• Thuế suất và tiền thuế đúng.

Trường hợp này thuộc nhóm sai tên nhưng không sai mã số thuế và các chỉ tiêu quan trọng khác.

Người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà thực hiện thông báo sai sót theo quy định.

4. TRƯỜNG HỢP PHẢI LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH HOẶC HÓA ĐƠN THAY THẾ

Nếu hóa đơn điện tử sai các nội dung quan trọng như:

• Mã số thuế;

• Tên hàng hóa;

• Hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng;

• Số tiền ghi trên hóa đơn;

• Số lượng;

• Đơn giá;

• Thuế suất;

• Tiền thuế;

• Hoặc các nội dung bắt buộc khác không thuộc trường hợp chỉ cần thông báo sai sót;

thì người bán được lựa chọn:

PHƯƠNG ÁN 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh;

hoặc

PHƯƠNG ÁN 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế.

5. HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH ĐƯỢC LẬP NHƯ THẾ NÀO?

Khi lựa chọn phương án điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện nội dung theo quy định và có dòng thể hiện việc điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.

Nội dung cần xác định rõ:

• Hóa đơn gốc bị điều chỉnh;

• Nội dung đã ghi sai;

• Nội dung đúng;

• Giá trị điều chỉnh tăng hoặc giảm;

• Lý do điều chỉnh.

LƯU Ý RẤT QUAN TRỌNG:

Đối với giá trị trên hóa đơn điều chỉnh:

• Điều chỉnh tăng: ghi số dương;

• Điều chỉnh giảm: ghi số âm.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì khác với các hướng dẫn hóa đơn giấy trước đây.

6. HÓA ĐƠN THAY THẾ ĐƯỢC LẬP NHƯ THẾ NÀO?

Thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, đối với các trường hợp được phép lựa chọn, người bán có thể lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn thay thế phải thể hiện rõ việc thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó.

Trên hóa đơn mới phải có nội dung thể hiện:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày... tháng... năm...”

Hóa đơn thay thế sẽ phản ánh đầy đủ nội dung đúng của giao dịch.

7. NÊN CHỌN ĐIỀU CHỈNH HAY THAY THẾ?

Pháp luật cho phép người bán lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế đối với nhiều trường hợp sai sót thuộc diện phải xử lý.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý nguyên tắc:

Nếu hóa đơn đã lập sai và người bán đã xử lý lần đầu theo phương pháp ĐIỀU CHỈNH thì khi hóa đơn xử lý đó tiếp tục bị sai, các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục theo phương pháp ĐIỀU CHỈNH.

Nếu lần đầu đã lựa chọn THAY THẾ thì các lần xử lý tiếp theo cũng tiếp tục thực hiện theo phương pháp THAY THẾ.

Doanh nghiệp không nên thay đổi qua lại giữa hai phương pháp cho cùng một chuỗi xử lý sai sót.

8. SAI MÃ SỐ THUẾ XỬ LÝ NHƯ THẾ NÀO?

Sai mã số thuế thuộc nhóm sai sót quan trọng.

Người bán có thể lựa chọn:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh;

hoặc

• Lập hóa đơn điện tử thay thế.

VÍ DỤ:

Hóa đơn đã lập ghi:

Mã số thuế sai: 0312345678

Mã số thuế đúng: 0312345679

Người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ nội dung:

“Điều chỉnh mã số thuế người mua từ 0312345678 thành 0312345679 cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày...”

Hoặc người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn bị sai.

9. SAI ĐƠN GIÁ, THÀNH TIỀN XỬ LÝ NHƯ THẾ NÀO?

Nếu hóa đơn ghi sai đơn giá dẫn đến sai thành tiền, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

VÍ DỤ:

Ngày 10/07/2026, Công ty A bán 10 sản phẩm cho Công ty B.

Đơn giá đúng theo hợp đồng: 7.500.000 đồng/sản phẩm.

Nhưng hóa đơn đã lập ghi: 7.000.000 đồng/sản phẩm.

Chênh lệch cần điều chỉnh:

500.000 đồng/sản phẩm.

Tổng giá trị điều chỉnh tăng:

10 x 500.000 đồng = 5.000.000 đồng.

Nếu thuế suất GTGT là 10% thì tiền thuế điều chỉnh tăng:

500.000 đồng.

Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp thể hiện phần chênh lệch tăng theo đúng giá trị thực tế.

Nếu trường hợp ngược lại, hóa đơn đã ghi đơn giá cao hơn thực tế thì giá trị điều chỉnh giảm được ghi bằng số âm theo quy định mới.

10. SAI THUẾ SUẤT GTGT XỬ LÝ RA SAO?

Sai thuế suất GTGT thuộc trường hợp phải xử lý hóa đơn.

Ví dụ:

Hóa đơn đáng lẽ áp dụng thuế suất 8% nhưng doanh nghiệp lại ghi 10%.

Người bán cần xác định lại:

• Thuế suất đúng;

• Giá trị tiền thuế đúng;

• Số tiền chênh lệch;

sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

LƯU Ý:

Trước khi xử lý, doanh nghiệp cần kiểm tra chắc chắn hàng hóa, dịch vụ của mình thuộc mức thuế suất nào và có thuộc chính sách giảm thuế GTGT tại thời điểm phát sinh hay không.

11. SAI TÊN HÀNG HÓA, QUY CÁCH, CHẤT LƯỢNG XỬ LÝ THẾ NÀO?

Nếu tên hàng hóa ghi sai hoặc hàng hóa trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng so với giao dịch thực tế, đây là trường hợp thuộc nhóm phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Người bán cần xác định lại nội dung hàng hóa đúng theo:

• Hợp đồng;

• Đơn đặt hàng;

• Phiếu giao hàng;

• Biên bản nghiệm thu;

• Hoặc hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.

Sau đó thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

12. CÓ CẦN LẬP BIÊN BẢN VỚI NGƯỜI MUA KHÔNG?

Tùy trường hợp xử lý và yêu cầu của pháp luật, doanh nghiệp cần có tài liệu xác định nội dung sai sót.

Trong thực tế, để hồ sơ chặt chẽ, các bên nên lưu tài liệu thể hiện:

• Hóa đơn nào bị sai;

• Nội dung sai;

• Nội dung đúng;

• Lý do điều chỉnh hoặc thay thế;

• Sự thống nhất của các bên trong trường hợp cần thiết.

Đối với từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng biểu mẫu và trình tự quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

13. HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH SAI LẦN NỮA THÌ LÀM SAO?

Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng phương pháp điều chỉnh nhưng hóa đơn điều chỉnh tiếp tục bị sai thì:

Doanh nghiệp tiếp tục xử lý theo phương pháp ĐIỀU CHỈNH.

Không chuyển sang phương pháp thay thế.

Tương tự:

Nếu lần đầu đã xử lý bằng hóa đơn THAY THẾ thì lần xử lý tiếp theo cũng thực hiện theo phương pháp thay thế.

14. CÓ ĐƯỢC GHI SỐ ÂM TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH KHÔNG?

Có, trong trường hợp điều chỉnh giảm giá trị.

Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026:

• Điều chỉnh tăng: ghi số dương;

• Điều chỉnh giảm: ghi số âm.

Đây là điểm đặc biệt quan trọng khi cập nhật bài viết cũ.

Các bài trước đây còn ghi:

“Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”

không còn phù hợp để áp dụng theo quy định mới từ ngày 01/07/2026.

15. HÓA ĐƠN LẬP TRƯỚC NGÀY 01/07/2026 MÀ SAU NGÀY 01/07/2026 MỚI PHÁT HIỆN SAI THÌ XỬ LÝ THẾ NÀO?

Thông tư số 91/2026/TT-BTC có quy định chuyển tiếp đối với hóa đơn được lập theo hệ thống pháp luật trước đây.

Đối với một số hóa đơn được lập theo quy định cũ nhưng sau khi doanh nghiệp chuyển sang áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử mới mới phát hiện sai, người bán và người mua thực hiện xử lý theo quy định chuyển tiếp tại Thông tư số 91/2026/TT-BTC.

Tùy nguồn gốc và thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra riêng trước khi xử lý, không nên áp dụng máy móc quy trình của hóa đơn phát sinh sau ngày 01/07/2026.

16. BẢNG TÓM TẮT CÁCH XỬ LÝ HÓA ĐƠN SAI TỪ 01/07/2026

TRƯỜNG HỢP 1

Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc một số nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa.

CÁCH XỬ LÝ:

• Thông báo người mua;

• Không phải lập lại hóa đơn;

• Thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

TRƯỜNG HỢP 2

Sai mã số thuế.

CÁCH XỬ LÝ:

• Điều chỉnh;

hoặc

• Thay thế.

TRƯỜNG HỢP 3

Sai tên hàng hóa, quy cách, chất lượng.

CÁCH XỬ LÝ:

• Điều chỉnh;

hoặc

• Thay thế.

TRƯỜNG HỢP 4

Sai số lượng, đơn giá, thành tiền.

CÁCH XỬ LÝ:

• Điều chỉnh;

hoặc

• Thay thế.

TRƯỜNG HỢP 5

Sai thuế suất hoặc tiền thuế.

CÁCH XỬ LÝ:

• Điều chỉnh;

hoặc

• Thay thế.

TRƯỜNG HỢP 6

Hóa đơn điều chỉnh tiếp tục bị sai.

CÁCH XỬ LÝ:

Tiếp tục điều chỉnh.

TRƯỜNG HỢP 7

Hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai.

CÁCH XỬ LÝ:

Tiếp tục thay thế.

17. NHỮNG SAI LẦM DOANH NGHIỆP CẦN TRÁNH

Doanh nghiệp không nên tiếp tục xử lý hóa đơn điện tử theo thói quen của hóa đơn giấy như:

• Gạch chéo các liên hóa đơn;

• Thu hồi toàn bộ các liên của hóa đơn giấy;

• Chỉ căn cứ việc người mua đã kê khai hay chưa để quyết định cách xử lý;

• Cho rằng hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm;

• Tự ý xóa dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế;

• Lập hóa đơn mới nhưng không liên kết với hóa đơn bị sai.

Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý cần căn cứ đúng Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC.

18. TƯ VẤN HƯƠNG LAN LƯU Ý

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự:

BƯỚC 1: Xác định hóa đơn nào bị sai.

BƯỚC 2: Xác định chính xác chỉ tiêu bị sai.

BƯỚC 3: Kiểm tra trường hợp đó chỉ cần thông báo hay phải lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

BƯỚC 4: Nếu được lựa chọn, xác định sử dụng phương án điều chỉnh hay thay thế.

BƯỚC 5: Lập hồ sơ, hóa đơn và thông báo theo đúng quy định.

BƯỚC 6: Lưu đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và tài liệu liên quan.

BƯỚC 7: Kiểm tra nghĩa vụ kê khai thuế phát sinh từ việc điều chỉnh.

Đối với hóa đơn có giá trị lớn, sai nhiều chỉ tiêu hoặc liên quan đến nhiều kỳ thuế, doanh nghiệp nên trao đổi với kế toán hoặc đơn vị chuyên môn trước khi xử lý.

19. CĂN CỨ PHÁP LÝ

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

• Đặc biệt: Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập.

• Các quy định về thuế GTGT và pháp luật thuế có liên quan đến từng giao dịch cụ thể.

20. KẾT LUẬN

Từ ngày 01/07/2026, cách xử lý hóa đơn điện tử sai đã được quy định rõ theo hướng phân loại nội dung sai sót.

Doanh nghiệp cần nhớ 03 nguyên tắc chính:

1. Sai một số thông tin không ảnh hưởng mã số thuế, tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa: có thể chỉ cần thông báo sai sót, không lập lại hóa đơn.

2. Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc chỉ tiêu quan trọng: lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

3. Hóa đơn điều chỉnh về giá trị: tăng ghi số dương, giảm ghi số âm.

Việc xử lý đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót dây chuyền trong hóa đơn, kê khai thuế và hồ sơ kế toán.

TƯ VẤN HƯƠNG LAN

Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ:

• Thành lập công ty;

• Thành lập hộ kinh doanh;

• Thay đổi đăng ký doanh nghiệp;

• Thành lập chi nhánh – văn phòng đại diện – địa điểm kinh doanh;

• Tạm ngừng kinh doanh;

• Giải thể doanh nghiệp;

• Hướng dẫn các thủ tục ban đầu sau khi thành lập.

Đối với nghiệp vụ kế toán, kê khai thuế hoặc xử lý hóa đơn có tính chất phức tạp, doanh nghiệp nên thực hiện thông qua kế toán hoặc đơn vị chuyên môn phù hợp.

Hotline/Zalo: 0915 47 27 68

Website: tuvanhuonglan.vn

Nội dung được Tư Vấn Hương Lan cập nhật theo quy định pháp luật áp dụng đến tháng 08/2026.