Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty mới nhất 2026

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật để phù hợp với cơ cấu quản lý, định hướng vận hành hoặc thay đổi nhân sự chủ chốt. Đây là thủ tục rất quan trọng vì thông tin người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính, và thời hạn xử lý hồ sơ hợp lệ là 03 ngày làm việc.

Từ ngày 01/07/2025, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, còn biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Với thủ tục này, mẫu đang dùng là Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Vì vậy, khi làm hồ sơ năm 2026, doanh nghiệp nên dùng đúng mẫu hiện hành thay vì các mẫu cũ trước đây.

Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Doanh nghiệp thường cần thực hiện thủ tục này khi thay đổi người điều hành chính, thay đổi chức danh quản lý gắn với quyền đại diện, tái cơ cấu nội bộ, chuyển giao điều hành hoặc xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến người đại diện hiện tại. Đây là nội dung cần làm đúng và sớm, vì theo Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần gồm các giấy tờ chính sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, tùy theo loại hình doanh nghiệp và thẩm quyền quyết định trong từng trường hợp.

Ai là người có thẩm quyền ký hồ sơ?

Người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật không phải lúc nào cũng là người đại diện cũ hoặc người đại diện mới. Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định khá cụ thể:

• Với công ty TNHH, người ký thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty

• Với công ty cổ phần, người ký thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị
• Nếu chính người giữ chức danh đó là người đại diện theo pháp luật cũ, thì người ký có thể là Chủ tịch mới được bầu hoặc bổ nhiệm theo trường hợp tương ứng.

Đây là chỗ rất dễ làm sai nếu doanh nghiệp tự soạn hồ sơ mà không rà kỹ thẩm quyền ký.

Có cần nộp bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện mới không?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người dự kiến làm người đại diện theo pháp luật để thuận tiện cho việc soạn hồ sơ và kê khai thông tin.

Với người đại diện mới là cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp cần rà soát kỹ điều kiện cư trú, điều kiện làm việc và các giấy tờ nhân thân phù hợp với tình huống thực tế của mình, thay vì viết theo kiểu mọi hồ sơ đều mặc định phải có đủ tạm trú và giấy phép lao động trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Cách viết này sẽ vừa an toàn pháp lý, vừa chuyên nghiệp hơn khi đưa lên web.

Nộp hồ sơ ở đâu? Mất bao lâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan này cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xử lý là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trên thực tế dịch vụ, bạn có thể giữ cách ghi 3–5 ngày làm việc vì còn bao gồm thời gian tiếp nhận thông tin, soạn hồ sơ, ký hồ sơ và nộp hồ sơ cho khách hàng.

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Sau khi được cấp giấy phép mới, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật đồng bộ thông tin người đại diện theo pháp luật trên các hồ sơ và công cụ giao dịch đang sử dụng như ngân hàng, chữ ký số, bảo hiểm xã hội, hợp đồng, hồ sơ nội bộ và các giấy phép con liên quan nếu có. Đây là bước thực tế rất quan trọng để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình giao dịch và quản trị sau này.

Phí dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Hương Lan

Phí dịch vụ: 800.000 đồng + 8% VAT
(Theo gói dịch vụ Hương Lan đang áp dụng, đã bao gồm chi phí hồ sơ và công bố thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy trình thực hiện)

Quy trình làm việc tại Tư Vấn Hương Lan

Ngày 1: Tiếp nhận thông tin và soạn hồ sơ
Ngày 2: Hẹn khách hàng ký hồ sơ
Ngày 3: Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn tất, Hương Lan bàn giao đầy đủ hồ sơ cho khách hàng và thu phí + xuất hóa đơn 

Vì sao nên sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Nhiều doanh nghiệp nghĩ thủ tục này chỉ là thay tên một người trên giấy phép, nhưng thực tế rất dễ phát sinh sai sót ở các điểm như:

• xác định sai người có thẩm quyền ký hồ sơ

• dùng biểu mẫu cũ
• nghị quyết/quyết định chưa đúng thẩm quyền
• chưa cập nhật đồng bộ các hồ sơ, giao dịch và thông tin liên quan sau khi thay đổi.

Khi sử dụng dịch vụ tại Tư Vấn Hương Lan, khách hàng được hỗ trợ theo hướng thực tế, gọn hồ sơ, dễ hiểu và tiết kiệm thời gian, từ bước rà soát trường hợp cụ thể đến bước nộp hồ sơ và theo dõi kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Thay đổi người đại diện theo pháp luật có bắt buộc phải đăng ký không?

Có. Đây là nội dung thuộc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nên khi thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Hồ sơ cơ bản gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật và nghị quyết/quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật theo đúng loại hình doanh nghiệp và thẩm quyền quyết định.

Mất bao lâu để hoàn tất thủ tục?

Nếu hồ sơ hợp lệ, thời gian xử lý tại Cơ quan đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Có cần đổi mã số thuế khi thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Không. Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, không phải cấp mã số thuế mới. Nghĩa vụ chính là cập nhật đúng thông tin đăng ký doanh nghiệp và các thông tin liên quan sau thay đổi.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TƯ VẤN HƯƠNG LAN
54/4Q Ấp 58, Xã Bà Điểm, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0915 47 27 68 
Email: tuvanhuonglan37@gmail.com

Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh

Nếu quý khách đang cần thay đổi người đại diện theo pháp luật, thay đổi giấy phép kinh doanh, thay đổi loại hình doanh nghiệp, thành lập công ty hoặc giải thể công ty, hãy liên hệ ngay với Tư Vấn Hương Lan để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.

Hotline/Zalo: 0915 47 27 68