Ms Lan
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi tên...
Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang phường, xã khác mới nhất năm 2026. Doanh nghiệp cần kiểm tra việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 12 và đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày. Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp và theo dõi kết quả trọn gói.
Bài viết dưới đây được cập nhật đến ngày 08/08/2026 theo Luật Doanh nghiệp, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung mới nhất.
Thay đổi địa chỉ công ty sang phường, xã khác là trường hợp doanh nghiệp thực tế chuyển trụ sở chính từ địa chỉ thuộc một phường, xã sang địa chỉ thuộc phường, xã khác.
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính.
Theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Nếu doanh nghiệp không chuyển địa điểm thực tế, địa chỉ thay đổi chỉ do Nhà nước điều chỉnh địa giới, sắp xếp hoặc đổi tên đơn vị hành chính thì doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi địa chỉ.
Doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có nhu cầu. Theo khoản 2 và khoản 4 Điều 57 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, trường hợp cập nhật do thay đổi địa giới hành chính được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang phường, xã khác được thực hiện theo các văn bản chính sau:
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, ban hành ngày 17/06/2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, ban hành ngày 17/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 30/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.
Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực từ ngày 23/07/2026, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
Thông tư số 68/2025/TT-BTC, ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, quy định biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp.
Thông tư số 86/2024/TT-BTC, ban hành ngày 23/12/2024, quy định về đăng ký thuế.
Thông tư số 40/2025/TT-BTC, ban hành ngày 13/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, sửa đổi, bổ sung Thông tư số 86/2024/TT-BTC.
Nghị định số 288/2026/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực từ ngày 21/07/2026, sửa đổi quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra địa chỉ mới đáp ứng các điều kiện sau:
Địa chỉ phải rõ ràng, xác định được theo địa giới hành chính hiện hành.
Nên ghi đầy đủ số nhà, tên đường hoặc tên ấp, thôn, khu phố; tên phường, xã; tỉnh hoặc thành phố.
Địa chỉ phải có quyền sử dụng hợp pháp thông qua giấy tờ sở hữu, hợp đồng thuê, hợp đồng mượn hoặc văn bản phù hợp khác.
Không đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có mục đích để ở. Trường hợp tòa nhà hỗn hợp phải kiểm tra khu vực dự kiến sử dụng có chức năng thương mại, dịch vụ hoặc văn phòng hay không.
Địa điểm phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh. Những ngành có điều kiện về mặt bằng, an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, môi trường hoặc an ninh trật tự cần được kiểm tra riêng.
Hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm thông thường không phải là thành phần bắt buộc của hồ sơ tại Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên lưu giữ đầy đủ để giải trình khi cần và thực hiện các thủ tục chuyên ngành.
Không phải mọi trường hợp chuyển sang phường, xã khác đều làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào cơ quan thuế đang quản lý địa chỉ cũ và cơ quan thuế có thẩm quyền tại địa chỉ mới để xác định thủ tục:
Trường hợp |
Cách thực hiện |
|---|---|
| Không thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp | Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Thông tin được trao đổi với cơ quan thuế theo cơ chế liên thông. |
| Có thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp | Phải hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước, sau đó mới đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp. |
Vì vậy, không nên chỉ dựa vào việc “khác phường, xã” để kết luận có phải chuyển cơ quan thuế hay không.
Khoản 1 Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP quy định: trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục liên quan đến việc chuyển địa điểm với cơ quan thuế.
Theo khoản 2 Điều 10 Thông tư số 86/2024/TT-BTC, được sửa đổi bởi Điều 10 Thông tư số 40/2025/TT-BTC, doanh nghiệp thực hiện như sau:
Hồ sơ chính là Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu số 08-MST.
Doanh nghiệp cần hoàn thành các nghĩa vụ thuế và yêu cầu liên quan theo thông báo của cơ quan thuế, nếu có.
Sau khi doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục cần thiết, cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm theo Mẫu số 09-MST.
Thời gian xử lý phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ thuế:
Trường hợp không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế: thông thường trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ.
Trường hợp phải kiểm tra: thời gian được tính theo kết luận kiểm tra, quyết định xử lý và thời điểm doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ.
Nếu doanh nghiệp còn nghĩa vụ chưa hoàn thành, cơ quan thuế ban hành thông báo chuyển địa điểm trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ.
Sau khi có Thông báo Mẫu số 09-MST, doanh nghiệp tiếp tục nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành Thông báo Mẫu số 09-MST.
Theo khoản 2 Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản gồm:
Sử dụng Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
Tùy loại hình doanh nghiệp, hồ sơ gồm:
Công ty TNHH một thành viên: nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
Công ty cổ phần: nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Công ty hợp danh: nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP không quy định biên bản họp là thành phần bắt buộc trong hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức họp, lập và lưu trữ hồ sơ nội bộ theo đúng loại hình doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ, cần chuẩn bị văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục.
Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025, nếu chưa kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, phải rà soát nghĩa vụ bổ sung thông tin tại lần đăng ký thay đổi gần nhất theo Luật số 76/2025/QH15.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần kèm theo:
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo Mẫu số 10.
Bản kê khai thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo Mẫu số 11.
Doanh nghiệp cần xác định đúng cá nhân sở hữu, chi phối hoặc kiểm soát doanh nghiệp theo tiêu chí tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.
Doanh nghiệp kiểm tra mục đích sử dụng của địa điểm, thông tin hành chính, hợp đồng thuê và điều kiện ngành nghề.
Nếu có thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục thuế tại nơi chuyển đi và nhận Thông báo Mẫu số 09-MST.
Nếu không thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tiếp thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ.
Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ban hành nghị quyết hoặc quyết định theo đúng thẩm quyền.
Nội dung quyết định cần ghi rõ:
Tên và mã số doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở hiện tại.
Địa chỉ trụ sở mới.
Thời điểm thay đổi.
Việc sửa đổi điều lệ liên quan đến địa chỉ trụ sở.
Người được giao thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp sử dụng đúng Mẫu số 12 và kiểm tra nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi trước khi ký hồ sơ.
Hồ sơ được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới bằng một trong các phương thức được pháp luật cho phép.
Đối với hồ sơ trực tuyến, người nộp sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc phương thức điện tử được cơ quan có thẩm quyền triển khai.
Theo khoản 3 Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và xử lý hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ mới. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp.
Đối với trường hợp đã làm thủ tục chuyển cơ quan thuế, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành Thông báo Mẫu số 09-MST để thực hiện bước đăng ký doanh nghiệp.
Trong năm 2026, mức thu đang áp dụng như sau:
Lệ phí đăng ký thay đổi khi nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính: 25.000 đồng/lần.
Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử: được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần.
Mức lệ phí 25.000 đồng được áp dụng theo chính sách giảm 50% tại Thông tư số 64/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026.
Các khoản trên chưa bao gồm chi phí dịch vụ, chuyển phát, sao chứng thực hoặc chi phí thực hiện thủ tục chuyên ngành nếu phát sinh.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần rà soát:
Treo biển hiệu tại trụ sở mới.
Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn.
Cập nhật thông tin với ngân hàng, bảo hiểm xã hội, chữ ký số và các nền tảng giao dịch điện tử.
Thông báo cho khách hàng, đối tác và người lao động.
Cập nhật địa chỉ trên hợp đồng, báo giá, website, hồ sơ năng lực, mạng xã hội và tài liệu giao dịch.
Điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và địa chỉ được ghi trên giấy chứng nhận.
Điều chỉnh giấy phép con nếu địa chỉ là nội dung trên giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh gắn với địa điểm.
Kiểm tra thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh nếu có liên quan đến địa chỉ trụ sở chính.
Doanh nghiệp không bắt buộc phải làm lại con dấu chỉ vì thay đổi địa chỉ. Tuy nhiên, nếu con dấu hiện tại có khắc địa chỉ cũ thì nên làm lại để tránh nhầm lẫn khi giao dịch.
Theo Điều 44 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP, mức xử phạt đối với tổ chức có thể áp dụng như sau:
Thời gian vi phạm |
Mức xử lý |
|---|---|
| Quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày | Cảnh cáo |
| Quá thời hạn từ 11 đến 30 ngày | Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng |
| Quá thời hạn từ 31 đến 90 ngày | Phạt từ 30.000.000 đến 40.000.000 đồng |
| Quá thời hạn từ 91 ngày trở lên | Phạt từ 50.000.000 đến 60.000.000 đồng |
| Không đăng ký hoặc không thông báo thay đổi | Phạt từ 30.000.000 đến 70.000.000 đồng |
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị buộc thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.
Đặc biệt, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 nhưng không bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại lần đăng ký thay đổi gần nhất có thể bị phạt từ 70.000.000 đến 100.000.000 đồng và buộc bổ sung thông tin.
Một số nguyên nhân thường khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung gồm:
Ghi địa chỉ không đầy đủ hoặc không đúng đơn vị hành chính hiện hành.
Chưa hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế.
Sử dụng sai biểu mẫu hoặc dùng bộ mẫu cũ.
Nghị quyết, quyết định không đúng thẩm quyền.
Nội dung địa chỉ trong các giấy tờ không thống nhất.
Thiếu văn bản ủy quyền.
Chưa kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định mới.
Đặt trụ sở tại căn hộ chỉ có chức năng để ở.
Không kiểm tra điều kiện của giấy phép chuyên ngành trước khi chuyển địa điểm.
Tư Vấn Hương Lan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở sang phường, xã khác, gồm:
Kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ dự kiến chuyển đến.
Xác định trường hợp có thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.
Hướng dẫn thủ tục thuế chuyển địa điểm nếu phát sinh.
Soạn Mẫu số 12, nghị quyết hoặc quyết định và văn bản ủy quyền.
Rà soát nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi.
Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả.
Hướng dẫn các công việc cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ.
Chi phí dịch vụ được báo cụ thể sau khi kiểm tra loại hình doanh nghiệp, địa chỉ cũ, địa chỉ mới, tình trạng thuế và các giấy phép liên quan.
Không phải trường hợp nào cũng phải thực hiện thủ tục thuế trước. Chỉ khi địa chỉ mới làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp mới phải hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Không. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế và được giữ nguyên sau khi thay đổi địa chỉ.
Theo Điều 40 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh không có biên bản họp. Hồ sơ cần nghị quyết hoặc quyết định đúng thẩm quyền. Biên bản họp vẫn nên được lập và lưu trong hồ sơ nội bộ nếu loại hình doanh nghiệp có tổ chức họp.
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu phải làm thủ tục chuyển cơ quan thuế, tổng thời gian sẽ kéo dài hơn và phụ thuộc vào tình trạng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Không bắt buộc nếu con dấu không thể hiện địa chỉ. Nếu con dấu có địa chỉ cũ, doanh nghiệp nên làm lại để sử dụng thống nhất.
Nếu doanh nghiệp không di chuyển thực tế và địa chỉ chỉ thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính thì không bắt buộc đăng ký thay đổi. Khi có nhu cầu cập nhật, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký và phí công bố.
TƯ VẤN HƯƠNG LAN
Địa chỉ: 54/4 Q Ấp 58, Xã Bà Điểm, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline/Zalo: 0915 47 27 68
Email: tuvanhuonglan37@gmail.com
Website: https://tuvanhuonglan.vn/
Lưu ý: Nội dung được cập nhật đến ngày 08/08/2026. Thành phần hồ sơ và thủ tục thực tế có thể thay đổi tùy loại hình doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý, ngành nghề và giấy phép chuyên ngành.
