Con Dấu Công Ty 2026 – Có Cần Thông Báo Mẫu Dấu Không?

Con Dấu Công Ty Năm 2026 – Có Cần Thông Báo Mẫu Dấu Sau Khi Thành Lập?

Cập nhật quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2026: công ty không còn phải thông báo mẫu dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Doanh nghiệp được tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu, đồng thời cần quản lý và sử dụng dấu đúng theo Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều Anh/Chị thường hỏi Hương Lan:

“Công ty mới thành lập có phải khắc dấu tròn không?”

“Khắc dấu xong có phải thông báo mẫu dấu lên Cơ quan đăng ký kinh doanh không?”

“Có phải đăng mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp mới được sử dụng không?”

Đây là những câu hỏi rất phổ biến vì trước đây doanh nghiệp từng phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Tuy nhiên, quy định hiện hành đã thay đổi.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, doanh nghiệp được chủ động trong việc lựa chọn, quản lý và sử dụng con dấu.

1. CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP CÓ PHẢI THÔNG BÁO MẪU CON DẤU KHÔNG?

Không.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng như cơ chế trước đây.

Quy định về thông báo mẫu dấu đã được bỏ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.

Vì vậy, năm 2026:

KHẮC DẤU → DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THEO QUY ĐỊNH

Doanh nghiệp hiện có quyền chủ động hơn trong việc thiết kế và tổ chức sử dụng dấu phù hợp với hoạt động của mình.

3. CON DẤU CÔNG TY CÓ BẮT BUỘC PHẢI LÀ HÌNH TRÒN KHÔNG?

Không.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc con dấu doanh nghiệp phải là dấu tròn theo một mẫu cố định.

Doanh nghiệp được quyết định hình thức con dấu theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn dấu tròn vì:

• Quen thuộc trong giao dịch;

• Dễ nhận diện;

• Thuận tiện khi đóng trên hợp đồng, văn bản;

• Phù hợp với thói quen sử dụng chứng từ của doanh nghiệp.

Vì vậy, “dấu tròn công ty” vẫn rất phổ biến nhưng không nên hiểu đây là hình thức duy nhất pháp luật bắt buộc.

4. NỘI DUNG CON DẤU CÔNG TY GHI NHỮNG GÌ?

Pháp luật hiện hành trao quyền cho doanh nghiệp quyết định nội dung con dấu.

Trong thực tế, đối với dấu pháp nhân dạng truyền thống, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn thể hiện những thông tin cơ bản như:

TÊN DOANH NGHIỆP

và

MÃ SỐ DOANH NGHIỆP

để thuận tiện nhận diện khi sử dụng.

Ví dụ:

CÔNG TY TNHH ABC

MST: 031XXXXXXX

Khi đặt làm con dấu, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ:

• Tên công ty có đúng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không;

• Có sai chính tả hay không;

• Mã số doanh nghiệp có chính xác hay không;

• Bố cục con dấu có rõ ràng, dễ đọc hay không.

Một lỗi nhỏ trên con dấu cũng có thể khiến doanh nghiệp phải làm lại dấu, gây mất thời gian không cần thiết.

5. MỘT CÔNG TY ĐƯỢC LÀM BAO NHIÊU CON DẤU?

Pháp luật hiện hành cho doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu.

Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng phù hợp với nhu cầu quản lý và hoạt động thực tế.

Ví dụ:

Doanh nghiệp nhỏ chỉ có một văn phòng có thể sử dụng một con dấu.

Doanh nghiệp có nhiều bộ phận hoặc nhu cầu xử lý chứng từ lớn có thể tổ chức sử dụng nhiều dấu theo quy định quản lý nội bộ.

Điều quan trọng không phải là làm bao nhiêu dấu mà doanh nghiệp phải quản lý việc sử dụng dấu chặt chẽ, tránh thất lạc hoặc sử dụng không đúng thẩm quyền.

6. AI QUẢN LÝ CON DẤU CÔNG TY?

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo:

• Điều lệ công ty;

• Hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị có dấu ban hành.

Doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Ai là người giữ con dấu;

• Ai có quyền yêu cầu đóng dấu;

• Những loại giấy tờ nào được đóng dấu;

• Trình tự bàn giao dấu;

• Cách xử lý khi mất hoặc hư hỏng dấu;

• Việc quản lý dấu khi thay đổi người phụ trách.

Đặc biệt đối với công ty có nhiều thành viên, cổ đông hoặc nhiều người quản lý, việc quy định rõ người quản lý con dấu giúp hạn chế tranh chấp và tránh việc dấu bị sử dụng ngoài ý chí của doanh nghiệp.

7. DẤU DOANH NGHIỆP KHÔNG CHỈ LÀ CON DẤU VẬT LÝ

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp, dấu của doanh nghiệp bao gồm:

• Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong quá trình chuyển đổi số, chữ ký số ngày càng được doanh nghiệp sử dụng nhiều trong:

• Giao dịch điện tử;

• Hóa đơn điện tử;

• Khai thuế;

• Bảo hiểm xã hội;

• Giao dịch với cơ quan nhà nước;

• Hợp đồng và chứng từ điện tử trong trường hợp phù hợp.

Do đó, doanh nghiệp mới thành lập cần phân biệt rõ giữa con dấu vật lý và chữ ký số để sử dụng đúng mục đích.

8. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI ĐÓNG DẤU KHÔNG?

Đây cũng là điểm doanh nghiệp thường nhầm.

Theo khoản 5 Điều 4 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong:

• Văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

• Biên bản họp;

• Nghị quyết;

• Quyết định

trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Đối với các tài liệu khác, việc đóng dấu được thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan.

9. CÔNG TY VỪA THÀNH LẬP THÌ KHI NÀO NÊN KHẮC DẤU?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nếu có nhu cầu sử dụng con dấu vật lý trong hoạt động, doanh nghiệp có thể tiến hành đặt làm con dấu.

Thông thường, doanh nghiệp nên thực hiện sớm để thuận tiện khi:

• Ký kết hợp đồng;

• Giao dịch với đối tác;

• Ban hành văn bản nội bộ;

• Làm việc với ngân hàng;

• Xử lý các chứng từ cần sử dụng dấu theo quy định hoặc thỏa thuận;

• Thực hiện các công việc sau thành lập.

Nhưng doanh nghiệp cần nhớ:

KHÔNG CÒN PHẢI CHỜ THÔNG BÁO MẪU DẤU LÊN CỔNG THÔNG TIN QUỐC GIA VỀ ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP MỚI ĐƯỢC SỬ DỤNG NHƯ QUY ĐỊNH CŨ.

10. CÔNG TY THAY ĐỔI TÊN THÌ CÓ CẦN LÀM LẠI CON DẤU KHÔNG?

Nếu con dấu hiện tại có thể hiện tên doanh nghiệp, khi doanh nghiệp thay đổi tên thì nên làm lại con dấu để thông tin trên dấu thống nhất với tên doanh nghiệp mới.

Tương tự, nếu doanh nghiệp thay đổi các thông tin được thể hiện trực tiếp trên mẫu dấu thì cần kiểm tra lại để quyết định việc làm dấu mới.

Điểm quan trọng là:

LÀM LẠI CON DẤU KHÔNG ĐỒNG NGHĨA VỚI PHẢI THỰC HIỆN THỦ TỤC THÔNG BÁO MẪU DẤU VỚI CƠ QUAN ĐĂNG KÝ KINH DOANH.

11. CHUYỂN ĐỊA CHỈ CÔNG TY CÓ PHẢI LÀM LẠI DẤU KHÔNG?

Điều này phụ thuộc vào nội dung doanh nghiệp đã lựa chọn thể hiện trên con dấu.

Nếu dấu chỉ thể hiện:

TÊN CÔNG TY + MÃ SỐ DOANH NGHIỆP

và các thông tin này không thay đổi thì việc chuyển địa chỉ không đương nhiên làm phát sinh nhu cầu phải đổi dấu.

Nếu doanh nghiệp tự thiết kế con dấu có thể hiện thông tin địa chỉ cũ thì nên xem xét làm lại để thông tin sử dụng được thống nhất.

12. 05 SAI LẦM THƯỜNG GẶP VỀ CON DẤU DOANH NGHIỆP

SAI LẦM 1: CHO RẰNG KHẮC DẤU XONG VẪN PHẢI THÔNG BÁO MẪU DẤU LÊN CƠ QUAN ĐĂNG KÝ KINH DOANH

Đây là quy định cũ và không còn áp dụng theo cơ chế hiện hành.

SAI LẦM 2: CHO RẰNG CON DẤU BẮT BUỘC PHẢI HÌNH TRÒN

Doanh nghiệp được chủ động lựa chọn hình thức dấu.

SAI LẦM 3: NGHĨ RẰNG DOANH NGHIỆP CHỈ ĐƯỢC CÓ MỘT CON DẤU

Pháp luật hiện cho phép doanh nghiệp quyết định số lượng dấu.

SAI LẦM 4: KHẮC SAI TÊN HOẶC MÃ SỐ DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp nên đối chiếu trực tiếp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi đặt làm dấu.

SAI LẦM 5: KHÔNG CÓ QUY ĐỊNH NỘI BỘ VỀ NGƯỜI GIỮ VÀ SỬ DỤNG DẤU

Điều này có thể phát sinh rủi ro, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều thành viên, cổ đông hoặc nhiều người quản lý.

13. HƯƠNG LAN HỖ TRỢ GÌ SAU KHI CÔNG TY ĐƯỢC THÀNH LẬP?

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, Tư Vấn Hương Lan có thể hướng dẫn khách hàng rà soát các công việc pháp lý cần thực hiện tiếp theo.

Đối với con dấu, Hương Lan hỗ trợ khách hàng:

• Kiểm tra thông tin trước khi làm dấu;

• Hướng dẫn lựa chọn mẫu dấu phù hợp;

• Hướng dẫn việc sử dụng và quản lý dấu;

• Hướng dẫn xử lý khi doanh nghiệp thay đổi tên hoặc thông tin liên quan;

• Giải đáp việc có cần thay đổi con dấu khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp;

• Hướng dẫn các thủ tục pháp lý cần lưu ý sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

LƯU Ý QUAN TRỌNG

Năm 2026, doanh nghiệp không còn phải làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh như hướng dẫn theo quy định cũ.

14. CĂN CỨ PHÁP LÝ

Nội dung bài viết được cập nhật theo:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020, có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 – Điều 43 quy định về dấu của doanh nghiệp;

• Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp;

• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/06/2025, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, về đăng ký doanh nghiệp – khoản 5 Điều 4 quy định việc đóng dấu đối với một số tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

• Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026, có hiệu lực từ ngày 23/07/2026, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

CON DẤU CHỈ LÀ MỘT BƯỚC NHỎ – NHƯNG NÊN LÀM ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU

Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp sẽ có nhiều công việc cần tiếp tục hoàn thiện.

Riêng đối với con dấu, Anh/Chị chỉ cần nhớ ba điều:

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC TỰ QUYẾT ĐỊNH LOẠI DẤU, SỐ LƯỢNG, HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG DẤU.

KHÔNG CÒN THỦ TỤC THÔNG BÁO MẪU DẤU VỚI CƠ QUAN ĐĂNG KÝ KINH DOANH TRƯỚC KHI SỬ DỤNG.

CẦN QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG DẤU ĐÚNG QUY ĐỊNH, ĐÚNG THẨM QUYỀN.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN HƯƠNG LAN

Địa chỉ: 54/4 Q Ấp 58, Xã Bà Điểm, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline/Zalo: 0915 47 27 68

Email: tuvanhuonglan37@gmail.com

Website: tuvanhuonglan.vn